Desventajas y ventajas en el presupuesto de una tarea de proyecto

El presupuesto de las tareas de proyectos individuales puede permitirle administrar los costos de su negocio a nivel granular, pero esta práctica no viene sin sus inconvenientes. El proceso de presupuestación lleva tiempo y puede alterar la comprensión de sus empleados de lo que usted valora en el negocio. Al igual que muchas otras herramientas de administración, la clave es determinar si los beneficios superan los costos.

Control de costos

El principal beneficio de las tareas de presupuesto del proyecto es el mayor control y detalle que el administrador obtiene al crear el presupuesto. Al administrar el presupuesto a nivel de proyecto general, el gerente no puede dar cuenta de las diferencias en los recursos necesarios entre tareas muy diferentes. Por ejemplo, un presupuesto de proyecto para completar un compromiso de consultoría puede ser de 400 horas de trabajo en general, pero sin presupuestar las tareas del proyecto de forma individual, el gerente del proyecto no puede investigar el motivo de los excedentes presupuestarios. En su lugar, el gerente solo ve que el proyecto fue por encima del presupuesto. Cuando las tareas se presupuestan individualmente, es evidente que el proyecto salió mal.

Enfoque financiero

El presupuesto de tareas no solo tiene beneficios directos, sino también beneficios indirectos. Al presupuestar las tareas del proyecto, los empleados están expuestos al presupuesto en pequeños incrementos con mayor frecuencia. Esto sirve para recordar con frecuencia a los empleados la importancia de la adhesión a los presupuestos. Piense en este ejemplo: imagine lo difícil que sería manejar la pérdida de peso si solo estuviéramos mirando la báscula una vez al año. Debido a que podemos obtener retroalimentación del presupuesto con mayor frecuencia cuando se presupuestan las tareas del proyecto, generalmente la administración del presupuesto es más fácil y más efectiva.

Valores del empleado

Enfocar a los empleados en el presupuesto es excelente para motivar los resultados fiscales, pero a veces esto puede hacer que los empleados se olviden de otras partes de sus trabajos. Uno de los inconvenientes de la presupuestación a nivel de tarea es que los empleados pueden centrarse demasiado en cumplir con el presupuesto y hacerlo a expensas del servicio al cliente o incluso del comportamiento ético. Esto es especialmente preocupante si la compensación de los empleados está vinculada a cumplir o superar una bonificación. Los gerentes deben asegurarse de que están recompensando a los empleados por un comportamiento que es bueno para el negocio, no solo un aspecto de él.

Costo de Gestión

Los aumentos en el monitoreo o la gestión de negocios rara vez son gratuitos. Es importante asegurarse de que el presupuesto a nivel de tarea sea rentable para su empresa. Si su empresa tiene muchos proyectos similares, entonces puede valer la pena establecer un presupuesto a nivel de tarea y luego modificarlo ligeramente para otros proyectos. Sin embargo, si su empresa tiene proyectos que son muy diferentes, la configuración y modificación de diferentes presupuestos podría ser demasiado trabajo para el beneficio potencial que ofrece.