Cómo facilitar un FODA

SWOT, un acrónimo de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, es una de las herramientas más importantes que una empresa puede utilizar para identificar las influencias internas y externas que afectan a la organización. Los resultados se utilizan luego en las acciones de planificación estratégica y como una guía para tomar buenas decisiones de negocios. Entender los principios básicos de la facilitación y cómo se relacionan con el FODA es esencial para facilitar con éxito una reunión del FODA.

Funciones y responsabilidades

El rol de un facilitador SWOT es liderar en lugar de administrar un grupo. Un facilitador de FODA debe poseer buenas habilidades de escucha, comunicación y procesos grupales. Si bien el facilitador SWOT es responsable de asegurarse de que todos sigan las reglas, es el equipo el que determina cuáles serán las reglas en lugar del facilitador. Las responsabilidades centradas en el líder se centran en la creación de una atmósfera en la que todos los miembros del equipo se sientan cómodos y libres de participar en una comunicación abierta y honesta y de mantener las discusiones en marcha.

Plan

La facilitación FODA comienza antes de la reunión inicial. Durante la etapa de planificación, un facilitador divide un grupo grande en grupos más pequeños de tres a diez miembros, crea un proceso para recopilar y organizar productos de trabajo en grupos pequeños y decide cómo estructurar y presentar los resultados de la sesión de lluvia de ideas. Las opciones de proceso pueden incluir permitir que cada equipo presente sus resultados en total, por orden de las siglas SWOT o por orden de prioridad. Las opciones estructurales y de presentación incluyen mostrar los resultados en un cuadro que separa y enumera las fortalezas y debilidades (ambos factores internos) en un lado y las oportunidades y amenazas (ambos factores externos) en el otro. Otra opción es listar los resultados según sean positivos o negativos.

Introducir

Los facilitadores toman un papel más activo en el inicio y nuevamente durante la fase final de presentación de informes de la reunión. La presentación de preguntas abiertas que preparan el escenario para la discusión y alienta una comunicación abierta y reflexiva son cruciales. Una ronda de introducciones que les da a todos la primera oportunidad de hablar, obtener aportes del grupo para establecer reglas básicas para el debate y una pregunta de inicio como "¿dónde está nuestra empresa hoy y a dónde podemos ir desde aquí?" Puede preceder a una Explicación de la intención y propósito de SWOT.

Monitorear y evaluar

Un facilitador SWOT retrocede un paso durante la fase de lluvia de ideas de una reunión SWOT. El objetivo principal durante esta fase es permitir que los grupos trabajen de forma independiente, pero para mantener las discusiones encaminadas y avanzar. El propósito de una sesión de intercambio de ideas de SWOT es identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas internas y externas, no discutir o brindar soluciones. Las habilidades de proceso grupal que permiten a un facilitador evaluar rápidamente, e intervenir cuando sea necesario, incluyen la capacidad de medir los niveles de participación, monitorear los estilos de comunicación y asegurar que el grupo avance.

Informe

A medida que SWOT se acerca a su conclusión, el facilitador puede involucrar al grupo durante la fase de informe con preguntas de interconexión. Por ejemplo, preguntar a los participantes "¿cómo es que una falta de experiencia en mercadotecnia - una debilidad - se convierte en un competidor directo que acaba de abrir un negocio en la calle - una amenaza?" Que puede llevar a puntos adicionales en la lista que se presentarán a la gerencia .