Cómo reducir el tamaño de un plan de proyecto

Reducir el tamaño de un proyecto puede ser necesario por varias razones, como una subestimación del tiempo u otros recursos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Las herramientas necesarias para reducir el tamaño del proyecto de una organización empresarial dependerán en gran medida de las condiciones específicas de la empresa, como por ejemplo, cuán cerca está el proyecto de completarse. Los conceptos básicos que se deben tener en cuenta cuando se reduce el tamaño de un proyecto son enfocar los nuevos objetivos, administrar la moral y revisar los calendarios y presupuestos.

Proyecto Premortem

En la profesión de la salud, una autopsia es un término usado para describir una evaluación de la causa de la muerte de una persona. En los negocios, el premortem es un término que se utiliza para describir el proceso de evaluación que se produce al inicio y no al final de un proyecto. "Imaginar que un evento ya ha ocurrido aumenta la capacidad de identificar correctamente las razones de resultados futuros en un 30 por ciento", escribe Gary Klein en su ensayo "Performing a Project Premortem", publicado en Harvard Business Review. El premortem se basa en toda la experiencia y los conocimientos de los miembros del equipo para evaluar las posibles causas de fracaso de las metas y objetivos de un proyecto. La evaluación de las debilidades del proyecto desde el principio aumenta el potencial máximo del proyecto para un resultado exitoso.

Redistribuir los recursos del proyecto

Con más frecuencia, una reducción de tamaño se produce después de que el proyecto haya comenzado. En este caso, asegúrese de que los miembros del equipo acepten los entregables del proyecto reducidos. Esto puede requerir redesarrollar recursos y proporcionar capacitación e incentivos adicionales para instituir objetivos y tareas de proyectos nuevos o adicionales. Además, es posible que los objetivos del proyecto deban reprogramarse cuando se reduzca el tamaño de un proyecto, incluidos nuevos hitos y fechas de finalización de los objetivos, actividades y tareas del proyecto.

Administraciones de proyectos

La administración dentro de un proyecto se relaciona con sus funciones diarias y la asignación de recursos. Las herramientas administrativas que necesita un equipo de proyecto cambiarán si se reduce el tamaño de un proyecto. Esto puede afectar los sistemas y procesos de negocios utilizados por el equipo. También puede afectar los contratos con proveedores y los sistemas de órdenes de compra desarrollados para llevar a cabo los objetivos del proyecto. En tales casos, los contratos con proveedores pueden necesitar ser revisados. Además, los sistemas de orden de compra del proyecto deben evaluarse para garantizar que los recursos se asignen correctamente.

Capturando las lecciones aprendidas

La evaluación y la reorganización de los recursos del proyecto es un proceso necesario y continuo para los gerentes de proyecto. Cuando se debe reducir el tamaño de un proyecto, el gerente del proyecto y las partes interesadas del proyecto deben revisar por qué el proyecto requirió reducción de personal. Esta revisión puede fortalecer los planes del proyecto en el futuro y en futuras evaluaciones premortem. También puede ayudar a desarrollar herramientas de revisión, como las pruebas beta de proyectos para proyectos futuros.