¿Cómo escribo un mensaje de correo electrónico empresarial positivo?

Escribir un mensaje de correo electrónico empresarial positivo implica definir claramente su propósito, discutir temas públicos (no privados) y evitar respuestas emocionales, jerga o jerga. Al abordar solo un tema y especificarlo en su línea de asunto, puede concentrarse en articular una afirmación de confianza y especificar un llamado a la acción. Describa el contenido de los archivos adjuntos, si corresponde, y haga una lista de lo que el destinatario o destinatarios deben hacer con los materiales. Siempre incluya una firma e información de contacto para el seguimiento si surgen preguntas. El manejo de los problemas comerciales mediante el correo electrónico requiere una cuidadosa atención a los detalles para evitar malentendidos y conflictos innecesarios.

1.

Comience un nuevo mensaje usando su aplicación de correo electrónico. Especifique para quién está destinado el mensaje e, opcionalmente, indique quién debe copiarse o cegarse en el mensaje. Evite usar una lista de distribución amplia porque la tentación de usar la función "Responder a todos" causa problemas, especialmente cuando se manejan problemas potencialmente volátiles con el correo electrónico. Indique un tema. Sea lo más específico posible y evite usar palabras negativas o inflamatorias. Por ejemplo, para resolver una disputa sobre una fecha límite del proyecto, use una frase como "Opciones de fecha límite del proyecto".

2.

Salude al destinatario o destinatarios. En particular, si el mensaje está dirigido a clientes, partes interesadas o patrocinadores, use un saludo formal. Incluir una dirección personal establece un tono positivo para el correo electrónico.

3.

Escribe una oración introductoria que describa por qué estás enviando el mensaje. Evite colocar datos personales en un correo electrónico, utilizar el correo electrónico para encubrir un error o transmitir malas noticias sorprendentes si pudiera manejarlo de manera más efectiva en persona o por teléfono.

4.

Explique en unos pocos párrafos qué quiere que el lector o los lectores hagan cuando hayan leído su mensaje. Incluya referencias explicativas o recursos si es necesario. Proporcionar soluciones alternativas si es apropiado. Por ejemplo, en un mensaje diseñado para transmitir la cancelación de un evento, enumere fechas y horas alternativas y proporcione los detalles de registro.

5.

Resuma la intención de su mensaje y las acciones requeridas. Evite usar cualquier sarcasmo o humor frívolo, ya que estas técnicas desenfadadas pueden ser mal interpretadas, particularmente en entornos multiculturales. Si está respondiendo o reenviando un mensaje negativo, no cambie el mensaje original, pero intente reafirmar los sentimientos negativos de manera más positiva proporcionando soluciones alternativas.

6.

Use asteriscos, formato en negrita y color o tamaño de fuente para enfatizar palabras importantes, pero evite usar estas técnicas excesivamente, especialmente el color rojo, ya que puede transmitir un mensaje innecesariamente negativo. Usa los emoticonos con moderación porque pueden parecer poco profesionales. No asuma que una cara sonriente después de una afirmación negativa la convierte en una positiva.

7.

Verifique su ortografía, gramática y puntuación antes de enviar el mensaje. Al hacerlo, demuestra que se ha tomado el tiempo de preparar un mensaje positivo y útil para transmitir información, resolver un problema o responder a una consulta.