Cómo centralizar los suministros de oficina

Muchos propietarios de pequeñas empresas descubren que almacenar sus suministros de oficina en diferentes áreas da como resultado la pérdida de tiempo y dinero. Los suministros pueden desorganizarse o perderse rápidamente, lo que da como resultado problemas de seguimiento del inventario de suministros. Un área de suministros de oficina centralizada y administrada simplifica el proceso de almacenamiento, ubicación, desembolso, seguimiento y reposición de suministros. También ayuda a prevenir el robo de suministros por parte de los empleados, que a menudo ocurre cuando todos en una oficina tienen acceso abierto a los suministros de oficina.

1.

Haga un inventario de sus suministros. Cuente todos los suministros, divídalos en categorías como "Suministros de escritorio" o "Suministros de impresora" y cree una hoja de cálculo que describa la cantidad de suministros por tipo.

2.

Seleccione un lugar para colocar los suministros, como una habitación vacía o un armario de suministros cerrado en un área abierta de la oficina.

3.

Preparar el área centralizada para los suministros. Si eligió una habitación vacía, instale armarios, estanterías y estanterías de almacenamiento de estilo de puertas y cajones. Si eligió un área abierta, instale un gabinete tipo puerta con llave lo suficientemente grande como para contener todos los suministros.

4.

Transfiera los suministros al área de manera que los organice por tipo y optimice el espacio. Por ejemplo, coloque artículos sueltos para el escritorio, como bolígrafos, marcadores, clips, grapas y cinta en recipientes transparentes con etiquetas en cajones extraíbles o en estantes centrales en lugar de cajas de cartón para una identificación más rápida. Coloque cajas grandes o pesadas en estantes inferiores o en el piso para un mejor acceso.

5.

Bloquee el área de almacenamiento cuando haya terminado de transferir los suministros.

6.

Cree una política que describa cómo los empleados deben solicitar suministros. Por ejemplo, puede pedir a los empleados que le envíen sus solicitudes por correo electrónico.

7.

Envíe por correo electrónico la nueva política de solicitud de suministros a sus empleados y publíquela en áreas comunes.

8.

Programe una reunión con sus empleados para revisar la nueva política. Si su empresa tiene personal administrativo, reúnase con los gerentes para revisar la política y luego pídales que se reúnan con el resto de sus empleados para discutir la política y resolver cualquier duda.

Cosas necesarias

• Armarios
• Libreros
• Estantería
• Contenedores de plástico transparente
• Etiquetas

Consejos

• Realice una verificación de inventario de suministros periódicamente para hacer coincidir la cantidad de suministros en almacenamiento con el inventario en archivo para confirmar que los empleados no están robando suministros.
• Si tiene suficientes empleados en su empresa para asignar dos de ellos para administrar el área de suministros, asignarlos para realizar todas las tareas relacionadas con la creación y administración de un área de suministros centralizada.
• Si tiene suministros de oficina viejos que no ha usado durante un año o más, dónelos a una escuela o institución de caridad para que no ocupen espacio de almacenamiento.