Cómo clasificar los costos por categoría de presupuesto

Las categorías de presupuesto cuentan la historia de cómo su empresa gasta dinero. Ellos desglosan los gastos en grupos relevantes que lo ayudan a rastrear a dónde va su dinero y cómo estos desembolsos se comparan con las sumas que gana su negocio. La categorización de costos por categoría de presupuesto requiere atención al detalle, pero el proceso proporciona información que lo ayuda a identificar problemas y oportunidades. Cuanto mejor sea la información que ingrese en su sistema de contabilidad, mejor será la información que obtendrá de él.

Desarrollar categorías relevantes

Las categorías de presupuesto incluyen gastos directos, o mano de obra y materiales que se incluyen específicamente en los productos o servicios que ofrece a sus clientes. Su sistema de contabilidad también debe clasificar los gastos indirectos que son necesarios para mantener su negocio en funcionamiento, pero no se utilizan específicamente para crear un producto. Los gastos indirectos incluyen alquiler, utilidades y asesoría legal. Si bien algunas categorías, como el alquiler, la mano de obra y los materiales, son comunes a casi todas las empresas, otros costos pueden ser particularmente importantes para su operación. Por ejemplo, un puesto de concesiones en el mercado de agricultores debe tener una categoría para tarifas de stand, y una empresa de jardinería debe tener una categoría para fertilizante.

Comprensión de recibos de proveedores

Conozca a sus proveedores mientras trabaja con sus recibos. Cuanto mejor comprenda el propósito de cada gasto que ingrese, más exactamente podrá categorizarlo. Preste especial atención a las facturas y recibos de los proveedores que le venden artículos de múltiples categorías, como un almacén que ofrece suministros de oficina y productos de limpieza. Si usa QuickBooks, configure cuentas de gastos predeterminadas usando la pestaña de precarga de la cuenta para que la categoría de proveedores recurrentes aparezca automáticamente cuando ingrese sus nombres.

Mantener actual

Ingrese y clasifique los recibos con regularidad para evitar retrasos. Mantenerse actualizado le permite recordar información relevante que puede no estar en un recibo. Por ejemplo, las cajas registradoras de algunas tiendas minoristas no muestran el nombre de la tienda; Si tiene un recibo reciente de dicha tienda, aún puede recordar la compra sin tener que hacer referencia a su extracto bancario, registro de cheques o registro de caja.

Cosechando resultados

La información bien categorizada le permite abordar proactivamente las tendencias perturbadoras, como los materiales elevados o los costos de mano de obra. Para resumir y evaluar la información de la categoría de presupuesto, calcule el porcentaje de ventas brutas que gasta en una categoría particular. Por ejemplo, si gana $ 10, 000 en enero y gasta $ 1, 000 en materiales, el costo de sus materiales de enero es el 10 por ciento de su bruto. Observe las fluctuaciones en los porcentajes de categoría a lo largo del tiempo, especialmente en lo que se relaciona con otras variables, como el volumen de ventas y los sistemas operativos.