Directrices sobre el establecimiento de sistemas de adquisición y organización

Obtener productos o servicios al mejor costo es la esencia de la adquisición. Si bien las adquisiciones pueden ocurrir a cualquier escala, los procesos gubernamentales y las corporaciones a menudo establecen sistemas de adquisiciones. Cuando opera en una escala más grande, un sistema y una organización de adquisiciones ayudan a mantener la competencia por el negocio más justa, garantizan la eficiencia de los costos y ayudan a evaluar los riesgos.

Evaluación

Al establecer sistemas de adquisición y pautas de organización, es importante incluir métodos de evaluación utilizando un formato estructurado. Las evaluaciones ayudan a evaluar un sistema de adquisiciones para enumerar sus debilidades y fortalezas de acuerdo con los indicadores de desempeño. Además, discuten las limitaciones de un sistema de adquisiciones para que siga siendo competitivo y siga los procedimientos correctos. Las evaluaciones pueden incluir un proceso de previsión, elaboración de presupuestos, identificación de la información necesaria para recopilar, identificación de partes interesadas para la posible entrevista y examen de políticas y regulaciones.

Principios

El establecimiento de principios en un sistema y organización de adquisiciones ayuda a prevenir el fraude y las conspiraciones. Los buenos principios a emplear incluyen responsabilidad, transparencia y competencia justa. La rendición de cuentas ayuda a garantizar que los mejores intereses de una entidad, así como los de sus socios comerciales, siempre se tengan en cuenta. La transparencia a través del acto de la documentación adecuada ayuda a demostrar que los métodos de adquisición fueron sólidos. La competencia leal ayuda a proporcionar la base de un terreno común para todos los oferentes, por lo que no se puede influir en el resultado de una adquisición sin ofrecer términos beneficiosos. Las empresas y los organismos públicos también pueden desear incluir el uso de la tecnología para agilizar el proceso de adquisición, así como proporcionar la capacidad para que el público o las partes interesadas puedan monitorear el proceso y la implementación de las adquisiciones.

Métodos

Una empresa siempre debe indicar los métodos de adquisición aceptables en sus directrices. Si bien el método más común de adquisición es la licitación competitiva, también puede incluir la contratación directa, hacer negocios repetidos con una entidad que ganó una oferta de licitación anterior y buscar el mejor precio disponible.

Pasos de adquisición

Después de establecer los métodos de adquisición aceptados, una empresa debe enumerar los pasos apropiados a seguir para obtener bienes o servicios. Estos pasos pueden incluir la identificación de proveedores que puedan cumplir con los requisitos de una empresa, contactar los suministros para las propuestas y revisar las políticas y prácticas de los posibles proveedores. Una vez que una empresa recibe una oferta aceptable, puede comenzar a negociar un contrato para iniciar el proceso de cumplimiento del contrato. El sistema de adquisiciones y las directrices de la organización deben incluir los hitos de la adquisición para documentar, los motivos de renovación del contrato y los métodos de pago preferidos.