Políticas y procedimientos de activos fijos

Los activos fijos a veces representan las mayores inversiones individuales para una empresa, por lo que cada propietario de una empresa debe tomarse el tiempo para desarrollar políticas y procedimientos de activos fijos. Las políticas de activos fijos deben abordar cada paso de la vida de un activo fijo, desde la etapa de planificación de compra hasta el retiro y la disposición del activo al final de su vida útil.

Proceso de aprobación y límites de gasto

Debido a que los activos fijos son inversiones a largo plazo y, a menudo, costosas, los dueños de negocios deben establecer límites de gasto que requieran la aprobación adicional de un empleado de la empresa de nivel superior. Los elementos comunes requeridos por la administración superior en un proceso de aprobación de activos fijos son una carta que indica la razón por la cual la compra del activo fijo es necesaria, las estimaciones de costos de tres fuentes (si es posible) y una descripción detallada de las diferencias entre las ofertas de productos.

Etiquetado y seguimiento de activos

Si su empresa tiene muchos activos fijos del mismo tipo, como computadoras y periféricos, debe invertir en etiquetas de activos y asignar un número de activo único a cada activo fijo. En la oficina central, debe mantener una lista maestra de todos los activos fijos y la ubicación exacta del activo. El etiquetado y seguimiento de activos fijos es especialmente importante si tiene varias ubicaciones comerciales o si sus empleados usan equipos en los sitios de trabajo. Cada vez que un empleado mueve un activo fijo a una ubicación de oficina o lugar de trabajo diferente, el movimiento debe anotarse en el registro de activos fijos.

Registración del producto

La mayoría de los activos fijos vienen con una garantía del fabricante. Todos los activos fijos deben registrarse con el fabricante, y cualquier empleado que use el activo debe recibir los requisitos del fabricante para mantener el cumplimiento de la garantía. La información de la garantía de todos los activos fijos debe almacenarse en una ubicación central para que sea fácil de acceder en caso de que necesite un trabajo de garantía.

Contabilidad de activos fijos

Los activos fijos son, según la definición del Servicio de Rentas Internas, elementos que tienen una vida útil de más de un año. Debido a que los activos no son consumidos por la empresa en el año comprado, el IRS exige que la empresa pague una parte del costo de los activos durante su vida útil según lo designado por el IRS. El proceso de gasto se llama depreciación. Debido a que los cálculos de depreciación pueden ser complejos, los propietarios de las compañías deben invertir en software que mantenga una lista de activos fijos y calcule la depreciación.

Retiro de activos fijos

Los dueños de negocios deben proporcionar a los empleados una política de retiro de activos fijos. Cuando un activo fijo se vuelve obsoleto, la notificación adecuada debe llegar al empleado que mantiene el registro de activos fijos para que el activo pueda eliminarse del registro y se retire el número de etiqueta. El departamento de contabilidad debe estar al tanto de los retiros de activos fijos para eliminar el activo del programa de depreciación y hacer los asientos de diario apropiados en el libro mayor de contabilidad. La notificación adecuada debe incluir el número de seguimiento del activo fijo, una descripción del activo y cualquier ganancia obtenida de la venta del activo si se vende.