Cinco preguntas para el análisis de transacciones

La precisión de sus estados financieros depende del análisis y la contabilidad correctos de sus transacciones comerciales. Puede ingresar cualquier transacción en su sistema de contabilidad correctamente respondiendo cinco preguntas analíticas. Las preguntas están diseñadas para identificar el tipo de transacción, las cuentas afectadas por la transacción y la forma en que la transacción afecta el saldo de la cuenta. Este procedimiento es efectivo ya sea que ejecute un negocio de fabricación o venta minorista, o utilice un sistema de contabilidad en efectivo o devengo.

¿Qué cuentas se ven afectadas?

El documento fuente registra la actividad que da lugar a la transacción. La revisión del documento de origen identifica las cuentas que están involucradas con la transacción. Si un cliente realiza una compra en efectivo, las cuentas afectadas son ventas y efectivo. Si compra suministros usando efectivo, las cuentas afectadas son suministros y efectivo. Algunas transacciones involucran más de dos cuentas. Si compra inventario con efectivo y toma el descuento de compra, las cuentas afectadas son el inventario, el efectivo y el descuento de compra.

¿Qué categoría de cuenta se ve afectada?

La transacción registrada en el documento de origen revela la categoría de contabilidad que se ve afectada. Los cinco tipos de categorías contables son los activos, pasivos, capital contable o accionista, ingresos y gastos. Por ejemplo, las transacciones que involucran efectivo, equipo de oficina e inventario afectan sus cuentas de activos. Las transacciones que involucran sus préstamos pendientes y las facturas de proveedores abiertos afectan las cuentas de responsabilidad. Sus transacciones de ventas afectan a las cuentas de ingresos. Pagar las facturas de negocios afecta sus cuentas de gastos.

¿Qué es el saldo de la cuenta?

Cada categoría de cuenta tiene un saldo deudor o crédito. Las cuentas de activos como efectivo y equipo normalmente tienen un saldo deudor. Las cuentas de responsabilidad civil, como las cuentas por pagar y las notas por pagar, tienen un saldo de crédito. Las cuentas de capital de los propietarios o de capital de los accionistas normalmente tienen un saldo de crédito. Las cuentas de ingresos, incluidas las ventas brutas y las ventas netas, tienen un saldo de crédito. Las cuentas de gastos, como los servicios públicos y los gastos de alquiler, normalmente tienen un saldo deudor.

¿La cuenta aumenta o disminuye?

La transacción determina si el saldo de la cuenta aumenta o disminuye. Por ejemplo, la compra de un activo aumenta el saldo deudor de esa cuenta. Tomar un préstamo de negocios aumenta el saldo de crédito de la cuenta de pasivo. Hacer una venta en efectivo o de crédito aumenta el saldo de crédito en las cuentas de ingresos. El pago de los salarios de los empleados y las facturas de teléfonos celulares de negocios aumenta el saldo deudor en las cuentas de gastos.

¿Se balancean los débitos y créditos?

Después de analizar e ingresar la transacción, el total de los débitos y créditos debe equilibrarse. Ejecutar un balance de prueba responde a esta pregunta. El saldo de prueba enumera todas las cuentas con un saldo deudor en una columna y las cuentas con un saldo de crédito en otra columna. El total de la columna de débito y el total de la columna de crédito deben ser iguales. De lo contrario, puede revisar las cuentas afectadas por la transacción para encontrar y corregir el error.