Exportar e importar información de la compañía en Microsoft Small Business Accounting 2007

Microsoft Small Business Accounting 2007 fue rebautizado como Microsoft Office Accounting 2009 y posteriormente se suspendió, pero los clientes pueden continuar recibiendo soporte de Microsoft hasta 2019. Una de las fortalezas de Office Accounting es su integración con otros productos de Microsoft Office como Excel y Word. Las funciones de importación y exportación en Office Accounting dependen de Excel para proporcionar soporte para el paso entre la exportación y la importación de datos.

1.

Inicie Microsoft Office Accounting, seleccione su empresa e inicie sesión con un nombre de usuario y contraseña válidos.

2.

Identifique un informe que contenga la mayor parte de la información de la empresa que desea exportar desde Office Accounting, por ejemplo, el informe Lista de elementos. Elija "Informes" y seleccione el informe para mostrarlo en la pantalla.

3.

Seleccione "Opciones de filtro" y modifique los datos que se incluyen en el informe. No se moleste en cambiar las opciones en "Modificar informe", ya que son cosméticas y no son relevantes para un archivo de exportación de datos.

4.

Elija "Acciones" y "Exportar a Excel" para exportar los datos, inicie automáticamente Excel y abra el archivo exportado en un nuevo libro de Excel.

5.

Elimine todas las filas de encabezado, excepto la fila que contiene el encabezado de columna. Elija "Archivo" y "Guardar como ..." para guardar los datos exportados en una hoja de cálculo de Excel.

1.

Inicie Office Accounting, seleccione la empresa a la que está transfiriendo los datos e inicie sesión con un nombre de usuario y contraseña con derechos administrativos.

2.

Seleccione "Archivo" e "Importar datos de Excel ..." Elija el tipo de base de los datos que está importando. Por ejemplo, para importar los elementos de la lista de elementos que exportó, seleccione "Productos". Haga clic en "Examinar ..." y seleccione el archivo Excel modificado.

3.

Marque la casilla para crear una copia de seguridad de la base de datos antes de importar datos. Elija "Siguiente". Seleccione "Examinar ..." y seleccione una carpeta de destino para la copia de seguridad. Escriba una contraseña para proteger la copia de seguridad si lo desea y vuelva a escribirla para confirmar. Elija "Siguiente".

4.

Asigne las columnas en la hoja de cálculo de Excel a los campos correctos en la Contabilidad de Microsoft Office siguiendo "Paso 1" y "Paso 2" en la pantalla Asigne sus datos.

5.

Asocie las categorías de datos de Office Accounting con los datos contenidos en la hoja de cálculo de Excel en la sección etiquetada Paso 1. Elija el tipo de datos en el cuadro de lista provisto en la columna de la hoja de trabajo de Excel.

6.

Seleccione "Match Fields" en el Paso 2 para abrir una pantalla de coincidencia de datos. Haga coincidir el campo Contabilidad de Office y la columna de Excel para cada campo de datos que desee importar. Elija "Aceptar" cuando haya terminado. Seleccione "Siguiente" y el programa ejecutará verificaciones de validez en los datos según la asignación que proporcionó.

7.

Seleccione "Ver errores" si el sistema muestra errores de datos en la siguiente pantalla. Corrija los errores y seleccione "Revalidar" hasta que haya resuelto todos los errores. Elija "Importar" para hacer una copia de seguridad de su base de datos y luego importar los datos.

8.

Haga clic en el enlace proporcionado al archivo de registro de importación. Revise el registro para identificar los datos que no se importaron correctamente. Haga clic en el segundo enlace proporcionado para revisar un archivo de Excel que contiene todos los registros que se omitieron. Identifique y corrija los errores antes de volver a ejecutar la importación. Seleccione "Finalizar" cuando haya terminado.