Ejemplos de falta de comunicación en el lugar de trabajo

Como empresario, probablemente sea un optimista: alguien que ve un vaso medio lleno, no medio vacío, pero con mucho margen de mejora. Aun así, los resultados de un informe importante sobre la comunicación en el lugar de trabajo pueden ser una prueba de realidad abrumadora. Por ejemplo, el informe " El estado de la falta de comunicación: 6 ideas sobre la comunicación efectiva en el lugar de trabajo " reveló que la mitad de los 1.344 empleados que respondieron la encuesta tienen conversaciones "excelentes" o "excelentes" en el trabajo, con sus compañeros y con sus gerentes . La otra mitad consideró sus conversaciones como "mediocres", "pobres" o "malas". Entonces, ¿consideraría los resultados del informe como un "vaso" que está "medio lleno"? O, ¿considerarías el vaso como "medio vacío"?

El informe, combinado con otros boletines de la industria, proporciona información fantásticamente valiosa sobre cómo mejorar el valor de la comunicación en el lugar de trabajo; Básicamente, el objetivo es rematar ese vaso para que se vea lleno desde cualquier ángulo. Muchas de estas ideas provienen de ejemplos de malentendidos en la comunicación. Probablemente reconocerás algunos de ellos. Otros pueden hacerte reír, menos por su valor cómico que por el hecho de que son tan universales. Pero puede aprender de todos ellos para que usted y sus empleados puedan mejorar la calidad de sus comunicaciones y aprovechar al máximo su tiempo y recursos.

"Aprender las habilidades necesarias para tener conversaciones efectivas es fundamental si queremos crear cambios y producir resultados reales, tanto dentro como fuera de la oficina", dicen los patrocinadores del informe, Quantum Workplace y Fierce Conversations. "Cada organización debe proporcionarles a sus empleados las herramientas y las oportunidades para tener conversaciones significativas y productivas".

El costo de la falta de comunicación

Antes de considerar algunos de los ejemplos más comunes de falta de comunicación, puede ser útil mantener un pensamiento de guía en la mente de uno: acerca de cómo mitigar la falta de comunicación. Como lo señalan los patrocinadores del informe:

“Para muchos de nosotros, el mayor obstáculo para tener conversaciones de alta calidad es que tememos compartir lo que realmente pensamos y sentimos. Nos acobardamos y no nos acercamos al plato cuando tenemos la oportunidad de expresar nuestras inquietudes. Ser real da miedo, pero son las conversaciones irreales las que deberían asustarnos, porque son increíblemente caras ".

El costo de estas fallas de comunicación, tanto en términos de costos financieros como humanos, es igualmente desalentador. Una encuesta de 403 ejecutivos senior, gerentes y miembros del personal subalterno realizada por The Economist Intelligence Unit y Lucidchart encontró que las interrupciones en la comunicación en el lugar de trabajo conducen a:

Mayores niveles de estrés ( entre el 52 por ciento de los encuestados)
Retraso o fracaso en completar los proyectos ( entre el 44 por ciento ) Baja moral ( entre el 31 por ciento ) Metas de desempeño perdidas ( entre el 25 por ciento ) * Ventas perdidas ( entre el 18 por ciento )

Si bien es difícil asignar un valor en dólares a la mayoría de estas consecuencias, los encuestados que jugaron un papel en "Barreras de comunicación en el lugar de trabajo moderno" valoraron un tercio de las ventas perdidas entre $ 100, 000 y $ 999, 999.

"Nuestro estudio con la Unidad de Inteligencia de The Economist confirma que las interrupciones de la comunicación tienen un profundo impacto en todos los miembros de la organización, sin importar el género, la generación o la antigüedad dentro de la empresa", dijo Nathan Rawlins, director de marketing de Lucidchart. "Al comprender las causas y el impacto de las comunicaciones deficientes, los líderes empresariales pueden centrarse en crear estrategias para desarrollar la inclusión y la diversidad cognitiva en el lugar de trabajo".

Los ejemplos de malentendidos

La mayoría de las formas de falta de comunicación en el lugar de trabajo pueden atribuirse a 10 causas comunes, si no familiares. Pero llenar ese vaso de optimismo, en otras palabras, aterrizar en un remedio, a veces es más complicado.

Ejemplo de falta de comunicación 1

“ No me culpes; mírate"

Presumiblemente, nadie se propone ser un comunicador pobre. Del mismo modo, nadie se propone interpretar mal la información, tampoco. Entonces, cuando se produce una falta de comunicación, se activa un mecanismo de defensa, lo que hace que sea demasiado fácil culpar también a "el otro tipo".

Casi el 81 por ciento de los empleados en la encuesta Quantum-Fierce dijo que la falta de comunicación en su lugar de trabajo ocurrió con mucha frecuencia, frecuencia u ocasionalmente . Pero solo la mitad de los encuestados admitió que estaban "directamente involucrados" en la falta de comunicación. La otra mitad dijo que nunca, casi nunca o rara vez estuvieron directamente involucrados.

Llene el vaso: Entonces, ¿quién es responsable de evitar la falta de comunicación? Los encuestados no pudieron siquiera estar de acuerdo en este punto, con un 53 por ciento apuntando a "todos los grupos de empleados" y el 32.5 por ciento a los supervisores y gerentes.

Ejemplo de falta de comunicación 2

" Mejor no decir nada que ser malinterpretado"

Nada puede matar una conversación más rápido que alguien que se niega a tenerla. Aproximadamente la mitad de los empleados de la encuesta dijeron que "rara vez" hablan en el trabajo. Pero cuando lo hacen, curiosamente, alrededor del 52 por ciento estaban más inclinados a abrirse a su gerente inmediato, mientras que solo el 47, 5 por ciento dijo que recurriría a sus compañeros de trabajo. Aquí se necesita más que una jarra de agua alta; estos hallazgos sugieren a los autores de la encuesta que muchos lugares de trabajo sufren de un "problema cultural".

Llene el vaso: para fomentar una cultura de "voz habilitada", los propietarios de pequeñas empresas deben desarrollar un sentido de confianza al:

Mantener una presencia visible en el lugar de trabajo. Siendo justos y consistentes. Comunicarse honestamente y reconocer la incertidumbre cuando existe. Demostrando tus valores (no solo defendiéndolos). Fomentar la retroalimentación de los empleados y las interacciones laborales.

Ejemplo de falta de comunicación 3

" Por favor, no más reuniones"

Un poco más del 55 por ciento de los encuestados de Quantum-Fierce dijeron que las reuniones eran la principal fuente de falta de comunicación en el lugar de trabajo, en gran parte porque los encuestados:

Interpreta mensajes y metas de manera diferente. Sentirse incómodo expresando sus opiniones. Creer que se gasta demasiado tiempo en temas sin importancia.
Diga que se dedica muy poco tiempo a las preguntas y al debate. * Culpa a los conflictos de personalidad entre su equipo.
Afirmar que las reuniones tienen muy poca estructura.

Llene el vaso: es posible que los propietarios de pequeñas empresas organicen reuniones productivas, y que duren 15 minutos o menos, mediante:

Creando, y enviando, una agenda de reunión de antemano. Esperando que los empleados contribuyan. Dirigiéndose a los “próximos pasos” antes de levantar la sesión.

Ejemplo de falta de comunicación 4

" Las evaluaciones de rendimiento son una pérdida de tiempo"

Alrededor del 63 por ciento de los encuestados dijeron que las revisiones de desempeño uno a uno, entre ellos y su supervisor directo, eran las principales fuentes de falta de comunicación. Aunque las revisiones pueden ser un momento ideal para que un empleado y supervisor forjen una "reunión de las mentes", los empleados dijeron que la falta de comunicación proviene de:

Desconfíe de que se escucharán sus preocupaciones. * Frustración por no establecer metas claras.
Diferentes prioridades. * Demasiado tiempo dedicado a temas sin importancia.
La reseña tiene poca o ninguna estructura.
Sentirse incómodo por pedir una aclaración.

Llene el vaso: los propietarios de pequeñas empresas pueden convertir las revisiones de desempeño en sesiones productivas al:

Asegurar que su sistema de revisión sea tan claro como completo. Aclarando puntos cruciales con ejemplos. Alentar a los empleados a hacer preguntas y contribuir. * Trazar objetivos.
Resumiendo la reseña al final.

Ejemplo de falta de comunicación 5

" Culpa a mi tecnología"

Casi la mitad (o el 46 por ciento) de los encuestados de Quantum-Fierce señalaron la tecnología (especialmente el correo electrónico y los mensajes de texto) como contribuyentes a la falta de comunicación. Señalaron algunas verdades obvias al decir que la tecnología a menudo:

No ofrece la oportunidad de hacer preguntas y aclaraciones. * Elimina la oportunidad de escuchar el tono de voz y las inflexiones.
No logra incorporar expresiones faciales y gestos.

Llene el vaso: claramente, los matices de la comunicación cara a cara la convierten en una forma superior de comunicación, y una que debería llevar a menos interpretaciones erróneas. Los autores de la encuesta Quantum-Fierce sugieren que "las organizaciones deben invertir en capacitación sobre comunicación asistida por tecnología y proporcionar orientación sobre cuándo son más apropiadas las llamadas telefónicas o las conversaciones cara a cara".

Ejemplo de falta de comunicación 6

" Disculpe mi brecha generacional"

La encuesta de The Economist sacó a la luz lo que muchas personas son comprensiblemente tímidas al abordar en el lugar de trabajo: diferentes prioridades y niveles de comodidad con la tecnología. Aproximadamente un tercio de los millennials se enfocan en el proceso en el lugar de trabajo, mientras que aproximadamente el mismo porcentaje de los Baby Boomers y los Gen Xers dan mayor valor a la creación de conexiones humanas y al establecimiento de relaciones personales. Mientras que un tercio de los millennials dependen de las redes sociales y de los mensajes de texto, solo un 12 por ciento de las generaciones anteriores lo hacen.

Llene el vaso: para los propietarios de pequeñas empresas, la diplomacia puede ser un traje largo. "Los futuros líderes deben tener la capacidad de comunicarse a través de estilos y modos, llegar a través de generaciones", escriben los autores de la encuesta. “Como comunicadores funcionales, los millennials probablemente continuarán usando varias herramientas nuevas a medida que ascienden y envejecen. El truco será adaptar el uso de cada uno a los diferentes estilos de comunicación que los rodean. Del mismo modo, las generaciones mayores deberían estar dispuestas a adoptar nuevas herramientas de comunicación que los líderes en desarrollo están utilizando para conectarse e innovar ".

Ejemplo de falta de comunicación 7

" Perdóneme, mientras saco conclusiones"

Sería raro el día en que un empleado admitiera que hace suposiciones y saca conclusiones sin tomarse el tiempo para verificar la información con alguien "que sabe". En realidad, esto sucede todo el tiempo, tanto en la comunicación escrita como verbal. Un buen ejemplo: un gerente que habla de "eficiencia de reproducción" y el empleado que interpreta las palabras como código para "despidos". De hecho, el gerente podría estar refiriéndose a la necesidad de ser más eficiente con el suministro de papel de copiadora de oficina. Ya es bastante malo que se dejen supuestos en privado; dicha falta de comunicación se complica si un empleado difunde suposiciones falsas a otros.

Llene el vaso: un remedio relativamente simple propuesto por The 2 Percent Factor, una empresa de consultoría de gestión: los gerentes deben ser claros e ilustrativos en sus comentarios. Y los empleados deben pedir una aclaración. En un clima de confianza, por lo general lo harán.

Ejemplo de falta de comunicación 8

" Estoy haciendo mi mejor esfuerzo para impresionarte"

Los propietarios de pequeñas empresas no son los únicos que quieren ser vistos como inteligentes, inteligentes y profesionales. Los empleados albergan la misma necesidad. Pero a veces lo hacen de forma equivocada, enturbiando su mensaje con frases complejas o ventosas y con la jerga que lleva a la confusión y la falta de comunicación. El Factor del 2% cita un ejemplo de alguien que obviamente se esfuerza demasiado para impresionar: "Los empleados deben trabajar de manera más sinérgica utilizando las mejores prácticas en la resolución de conflictos para garantizar que alcancen una productividad óptima". La traducción fue mucho más sencilla de entender: "Queremos que nuestro personal trabaje mejor juntos para que puedan hacer más trabajo".

Llene el vaso: decir lo que quiere decir y lo que dice es la esencia de la comunicación. Puede que no se considere una "charla elegante"; de hecho, es simple hablar. Pero la simple conversación generalmente cumple su objetivo: ser claro y directo y, en última instancia, ser comprendido.

Ejemplo de falta de comunicación 9

" Decir menos es más"

Si ha estado operando bajo el supuesto de que "la brevedad es lo mejor", generalmente está en el camino correcto. Pero cualquier táctica puede ser llevada a un extremo, y “explicar poco” es un ejemplo de brevedad que se ha ido demasiado lejos. Debajo de la explicación puede crear preguntas y confusión, lo que lleva a los empleados a llenar los vacíos (y obligarlos a que, una vez más, salte a conclusiones que pueden ser erróneas).

Llene el vaso: si no está listo para divulgar todos los detalles que los empleados necesitan para que puedan entender su mensaje, reconsidere el momento. La mayoría de las personas se benefician y aprecian ejemplos e ilustraciones de estos detalles. Si sus empleados necesitan estos ejemplos, pueden leer sobre ellos. Pero al menos harás tu parte como un comunicador efectivo.

Ejemplo de falta de comunicación 10

" Decir más es más"

Lo opuesto a "explicar poco" es "explicar en exceso", y esta práctica, también, generalmente la realiza alguien que no está seguro de su capacidad para comunicarse. Decide atascar su mensaje en detalle, que a menudo es un detalle innecesario, lo que hace que el destinatario del mensaje se desconecte demasiado pronto.

* Llene el vaso: * Sería fácil si hubiera algunas reglas duras y rápidas sobre cuánto tiempo y detalle debería tener un mensaje. Si se confunde, deje de lado su mensaje durante una hora aproximadamente, y luego vuelva a él, obligándose a verlo a través de los ojos y oídos de alguien que no esté informado. Pregúntese, ¿qué necesita saber esta persona? ¿Qué le ayudará a entenderme? ¿He usado el lenguaje más claro posible? También puede ayudar a concluir un mensaje con una invitación para hacer un seguimiento con usted, personalmente, si existen preguntas. Los comentarios de los empleados pueden proporcionarle sugerencias sobre cómo encuadrar los mensajes futuros para que cumplan con su optimista interno y mantengan su visión del vaso medio llena.