Ejemplos de Comunicaciones de Recursos Humanos

Las buenas habilidades de comunicación y la buena gestión de los recursos humanos son inseparables. Si bien es posible que no tenga un director o personal de recursos humanos a tiempo completo, aún puede aplicar estrategias de comunicación de recursos humanos sólidas a las comunicaciones dentro de la oficina. En muchas oficinas, el correo electrónico es la principal forma de distribuir información oficial, por lo que la creación de memos de correo electrónico profesionales y claros es una habilidad importante que los propietarios de pequeñas empresas deben dominar.

Actualización de beneficios

Cualquier cambio en el programa de beneficios de su empresa debe comunicarse rápidamente a los empleados. Con frecuencia, los trabajadores están particularmente preocupados por su cobertura de seguro de salud, por lo que es importante comunicar las noticias sobre los cambios con claridad y de manera que invite a los empleados a aprender más sobre lo que está sucediendo.

Ejemplo

Línea de asunto: cambio de proveedor de seguro de salud

Estamos orgullosos de ofrecer un seguro de salud de alta calidad a todos nuestros empleados. Durante el año pasado, nuestro personal creció un 30 por ciento y, como resultado, hemos estado investigando nuevos productos de seguros.

Después de completar nuestra investigación, decidimos contratar a Ultima Healthcare como nuestro nuevo proveedor de seguro médico. Ultima ha estado en el negocio por más de 40 años, y es bien considerado en toda la industria.

La cobertura que ofrecen los planes de Ultima es comparable a las ofertas actuales. En la mayoría de los casos, encontrará que las deducciones de la prima mensual del año próximo son ligeramente menores que las de este año. Ultima ofrece planes HMO y PPO.

Probablemente tengas muchas preguntas sobre este cambio. Adjunto a este correo electrónico hay un folleto que explica las opciones de Ultima. Además, tendremos dos reuniones informativas más adelante esta semana. Si no puede asistir a una de estas reuniones, comuníquese con la oficina de recursos humanos y uno de nuestros representantes se reunirá con usted para analizar los planes y sus respectivos niveles de cobertura.

En el futuro inmediato, mantendremos nuestro plan dental actual.

Las reuniones informativas se llevarán a cabo el martes 15 de septiembre a las 2 pm en la sala de reuniones principal y el viernes 17 de septiembre a las 10 am . en la sala de conferencias oeste. Además, nos gustaría recordarles a todos que la inscripción abierta para seguros y otras opciones de beneficios comienza el 15 de noviembre.

Estamos entusiasmados con el crecimiento que se está produciendo en nuestra empresa y esperamos trabajar con todos ustedes en los próximos años.

Salida de un empleado

La ausencia de un trabajador en un entorno de pequeñas empresas no pasará desapercibida por otros miembros del personal. Los dueños de negocios deben informar a los trabajadores sobre las salidas lo antes posible: al hacerlo se detienen los rumores, los miembros del personal saben cómo la empresa planea administrar las funciones de trabajo que realiza el empleado que se va y también demuestra respeto hacia los empleados.

Mientras que los subordinados y los miembros del equipo inmediato generalmente deben ser informados personalmente de una partida, ya sea por parte de la persona que sale o su gerente, las políticas de comunicaciones de Recursos Humanos deben requerir que el personal de recursos humanos, o el supervisor del empleado, envíe un correo electrónico de anuncio a todo el personal.

Ejemplos:

Cuando un empleado abandona la empresa en buenos términos y lo hace voluntariamente, las notas de salida deben ser amables; Lo ideal es que vengan del gerente del empleado o del propietario de la empresa.

Línea de asunto: Logística y cambios departamentales de almacén.

Es con sentimientos encontrados que anunciamos que Jane Brown dejará Smith Supply Company para ocupar un puesto en Kayden and Sons Logistics. El viernes 7 de julio será su último día en la oficina.

Jane ha sido una parte integral de Smith Supply desde sus inicios. Comenzó a trabajar en el almacén mientras estudiaba la universidad. Después de la graduación, la promovimos a gerente de almacén y, finalmente, se convirtió en directora de logística. Gran parte de nuestro éxito puede atribuirse a su arduo trabajo y excelente liderazgo en los últimos siete años. Extrañaremos a Jane y le deseamos lo mejor en su nuevo papel.

También me complace anunciar los siguientes cambios de personal: Jacob Brown asume el rol de Jane como director de logística, mientras que Cindy Carmichael ha sido promovida a supervisor de almacén. Cindy asumirá su nuevo cargo de inmediato, mientras que Jacob se convertirá en director de departamento después de que regrese de vacaciones el 15 de julio. Mientras tanto, las preocupaciones sobre la logística se deben enviar a Jane, Jacob y a mí para garantizar la cobertura durante este período de transición.

Cuando un empleado ha sido despedido o se fue rápidamente sin avisar, lo siguiente podría ser apropiado:

Línea de asunto: George Stewart y el procesamiento de cuentas de gastos

George Stewart ha dejado a Smith Supply Company para buscar otra oportunidad. Le deseamos lo mejor en sus esfuerzos. En este momento, Karen McIntosh estará a cargo de las responsabilidades de George, hasta que contratemos a su reemplazo.

Karen solicitó que las consultas sobre informes de gastos y cheques se envíen por correo electrónico a su asistente, Bob Quinn. Desafortunadamente, los cheques pueden demorarse unos días debido a este cambio de personal, pero esperamos que los tiempos normales de procesamiento se reanuden rápidamente.

Tiempo de emergencia

Las emergencias climáticas y otros desastres pueden hacer difícil, si no imposible, que los trabajadores lleguen a la oficina de manera segura. Establecer una política de comunicación puede ayudar a garantizar que su negocio continúe funcionando en condiciones climáticas difíciles, al mismo tiempo que protege el bienestar de sus empleados.

Si experimenta mal tiempo, o si anticipa que las condiciones climáticas empeorarán, comunique sus planes y expectativas a los empleados por correo electrónico, y luego haga un seguimiento con mensajes de texto, llamadas telefónicas o comunicaciones cara a cara en la oficina.

Ejemplo:

Escenario: los informes meteorológicos indican que las temperaturas pueden descender a niveles peligrosos dentro de las 24 horas y estas temperaturas frías pueden durar varios días.

Línea de asunto: Cierre de oficina - Emergencia meteorológica anticipada

Como la mayoría de ustedes ha escuchado, el Servicio Meteorológico Nacional ha emitido una advertencia de sensación térmica que estará vigente durante las próximas 24 horas. Puede encontrar información sobre las preocupaciones y estrategias para el clima frío para protegerse y proteger a su familia, en //www.weather.gov/safety/cold.

Hoy hemos cerrado la oficina temprano para garantizar que pueda llegar a casa de manera segura. Siéntete libre de irte ahora. Todos deben estar fuera de la oficina antes de las 3 pm Si debe quedarse para finalizar un proyecto, responda a este correo electrónico y veremos qué arreglos se pueden hacer. Por razones de seguridad y protección, necesitamos limpiar y cerrar la oficina lo antes posible.

La oficina también estará cerrada mañana: estamos brindando a todos los empleados un día libre adicional para adaptarse a este problema climático inesperado. El Servicio Nacional de Meteorología predice que las temperaturas se calentarán después de la noche de mañana, y esperamos regresar a la oficina el jueves. Si estos planes cambian, nos pondremos en contacto con usted por correo electrónico. También puede consultar la actualización de estado en nuestro sitio web o Slack.

Por favor, póngase en contacto con su supervisor, si tiene alguna pregunta.

Escenario: se espera mal tiempo, pero se aclarará antes del viaje de la mañana.

Línea de asunto: nevadas esperadas de esta noche

Somos conscientes de que se espera que haya una cantidad significativa de nieve esta noche, aunque los meteorólogos predicen que la nieve dejará de caer temprano en la mañana y que el resto de hoy mañana será soleado y despejado.

La oficina estará abierta mañana y esperamos que el personal mantenga sus horarios regulares. Sin embargo, también somos conscientes de que algunos de ustedes tienen un largo viaje a la oficina y que pueden sufrir retrasos.

Su seguridad y bienestar siempre es nuestra primera prioridad: si cree que llegará tarde a la oficina mañana, comuníquese con su supervisor tan pronto como sea posible para proporcionar una ETA. Mañana no habrá multas por llegar tarde, siempre que haya tomado medidas para notificar a su supervisor sobre sus planes.