¿Están exentos de impuestos los reembolsos de los empleados?

Durante el transcurso del negocio, un empleado puede necesitar comprar herramientas o suministros, permisos u otros artículos necesarios en nombre de su empleador. Es posible que deba conducir su propio vehículo de un lugar a otro para completar el trabajo que su empleador le asignó. Cuando el empleado utiliza su propio dinero para comprar artículos para su empleador, puede tener derecho a recibir un reembolso por estos gastos. La forma en que la compañía trate estos reembolsos de gastos determinará si los reembolsos de gastos están exentos de impuestos o se reportan como ingresos al final del año.

Plan Responsable del IRS

Los empleados que trabajan para una compañía que proporciona reembolsos a los empleados según el plan responsable deben cumplir con tres criterios. Todos los gastos deben tener una conexión comercial y ser considerados por el IRS como gastos deducibles incurridos al realizar su trabajo; debe rendir cuentas a su empleador por estos gastos dentro de un período determinado; y cualquier reembolso o asignación en exceso debe devolverse a su empleador, nuevamente dentro de un período determinado. El IRS requiere gastos contabilizados dentro de los 60 días de ocurrencia. Cualquier reembolso en exceso requiere el reembolso dentro de los 120 días de ocurrencia según las pautas del IRS para calificar bajo el plan responsable. Si esta es la forma en que opera su empresa, estos gastos no se deben incluir como ingresos en su W-2 presentados al final del año por su empleador.

Plan no responsable del IRS

El IRS define un plan no responsable como uno en el que el acuerdo de asignación de gastos o los reembolsos comerciales de los empleados no cumplen con una o más de las tres reglas enumeradas en Planes responsables. Los artículos que se incluirían en esta categoría incluyen el reembolso de gastos comerciales no deducibles relacionados con el empleador, como el reembolso de una comida mientras trabaja tarde en la oficina. Si la compañía le reembolsa por una comida mientras trabaja tarde en la oficina, debe incluir ese reembolso como ingreso sujeto a impuestos en su W-2 al final del año en la ubicación correspondiente en el formulario. Si no está seguro de cómo se trata el reembolso o si su compañía opera bajo el plan responsable o no responsable, consulte a su empleador.

Los gastos de viaje

El IRS considera los gastos de viaje en los que incurre mientras trabaja en nombre de su empleador según el plan responsable y no está sujeto a impuestos, siempre y cuando la empresa cumpla con los tres requisitos de calificación dentro de los períodos establecidos que aborda el IRS. Si la compañía proporciona un anticipo por los gastos incurridos durante el viaje, reembolse el dinero no utilizado dentro de los 120 días a partir de la fecha de emisión, o la compañía debe incluirlo como ingreso gravable en su W-2 al final del año.

Plan de no reembolso

Cuando su empleador no proporciona un reembolso por los gastos relacionados con el negocio en que incurra, entonces es elegible para detallar esos gastos en su declaración de impuestos del año. Este método requiere que guarde todos los recibos e información para su revisión un mínimo de siete años. Para presentar las deducciones detalladas relacionadas con el negocio, el IRS le solicita que complete el Formulario 2106 o 2106-EZ y detalle sus deducciones para deducir sus gastos comerciales, e incluya esto en su declaración de impuestos anual.