Cómo escribir una carta de trabajo

Una carta de trabajo, también conocida como una carta de equipo, es un documento que se utiliza para establecer roles, presupuestos operativos y objetivos para un proyecto empresarial determinado. Un líder de equipo elabora este documento con la ayuda del personal administrativo para proporcionar una imagen clara de los métodos del proyecto y los horarios de trabajo diarios. Bien escrito, una carta de trabajo contiene toda la información que un grupo de proyecto necesita para completar una tarea a tiempo.

Objetivo del equipo estatal

El objetivo principal de un equipo o contrato de trabajo es establecer el objetivo u objetivo operativo principal del equipo. Usar un lenguaje que sea fácil de entender ayuda a evitar la confusión entre los miembros del equipo con respecto a la meta final del grupo. Esto también anima a cada miembro del equipo a mantener el objetivo más grande en mente cuando se trabaja en tareas más pequeñas dentro del proyecto más grande. Perder de vista la razón por la cual el equipo está trabajando en conjunto puede causar plazos perdidos o tareas completadas que no cumplen con las expectativas del cliente.

Definir roles de proyecto

La definición de roles de proyecto en una carta de trabajo enfoca a los miembros del equipo en aspectos específicos de la tarea. El líder del proyecto establece claramente en la carta el trabajo específico que cada miembro realiza para el equipo. Según Mind Tools, un sitio web de desarrollo profesional, la asignación de roles de proyecto a los miembros del equipo en función de las habilidades y la experiencia ayuda a cada trabajador a sobresalir. Asignar empleados de esta manera también permite al líder del proyecto detectar lagunas en las habilidades y trabajar para atraer nuevos miembros del equipo que puedan llenar esas lagunas. Esto ayuda a garantizar que el proyecto tenga los recursos humanos necesarios para cumplir con los puntos de referencia y finalizar a tiempo.

Establecimiento de la estructura de poder

El establecimiento de una estructura de poder en la carta de trabajo define la jerarquía del equipo y quién tiene el control final sobre la dirección del proyecto. La jerarquía también incluye cuánta autoridad tiene cada empleado con respecto a la capacidad para resolver conflictos / disputas entre los miembros del equipo. La inclusión de un diagrama de flujo de la comunicación en una carta del equipo permite a los miembros visualizar quién tiene la autoridad dentro del grupo y a quién pueden acercarse los empleados con preguntas o inquietudes. Esto ayuda a preservar el flujo de comunicación a través del grupo y permite a los líderes del proyecto delegar responsabilidades más pequeñas.

Recursos y operaciones diarias

La identificación de los recursos disponibles para el proyecto es una cuestión de enumerar el presupuesto operacional total para la asignación y los montos de presupuesto disponibles para cada punto de referencia en particular. Un contrato de trabajo o equipo también puede incluir los fondos de emergencia disponibles en caso de que un punto de referencia del proyecto requiera una inyección de efectivo repentina. El listado de operaciones diarias del proyecto ilustra cómo trabaja cada miembro del grupo de proyecto a lo largo del día y lo que el líder del proyecto espera que cada miembro complete dentro de un período de trabajo determinado.