Cómo escribir una carta para una transacción comercial

Es posible que una carta no califique como un documento legal, pero podría servir como evidencia si una transacción comercial falla. Incluso si está escribiendo una carta para confirmar o detallar una transacción comercial para su pequeña empresa que ya ha discutido con alguien, es importante que no se comunique mal. Seguir unos pocos procedimientos básicos de envío de cartas le ayudará a usted y su asociado a mantenerse en la misma onda, revisar todos los hechos y mantener su transacción sin problemas.

1.

Escribe tu carta en papelería de la empresa. Esto le dará al destinatario una forma fácil de contactarlo si tiene alguna pregunta con respecto al contenido del artículo. Esto también puede protegerlo de la responsabilidad personal al confirmar que la carta proviene de la empresa y no de usted personalmente.

2.

Dirija la carta a una persona en lugar de a un departamento. Si es posible, use el nombre de la persona en el saludo en lugar de "Estimado señor" o "A quien corresponda".

3.

Detalle la razón de la carta en la primera oración, como "Estoy escribiendo para confirmar nuestra discusión con respecto a ..."

4.

Siga su declaración con los detalles de la transacción. Por ejemplo, escriba: "Estoy confirmando su pedido de 15 cajas de widgets ACME, modelo # 223, que se entregarán antes del 23 de diciembre de 2011". Simplemente hacer referencia a los widgets, sin número de modelo o fecha de entrega, puede dar lugar a una mala comunicación. Agregar esta información alertará al destinatario de un error si se ha realizado uno.

5.

Revise su carta para ver si ha cubierto las cinco preguntas: quién, qué, dónde, cuándo, por qué. No asuma que, debido a que ha hablado por teléfono, no tiene que incluir el nombre de la persona o compañía con la que está tratando en la carta. Cuando dijo: "el próximo jueves", su asociado podría haber pensado que se refería a la semana después de haberlo hecho. Sea tan específico como si estuviera escribiendo la carta a alguien que no tiene conocimiento de la transacción.

6.

Indique la consideración, o beneficio, que cada uno de ustedes recibirá. Por ejemplo, escriba: "Estoy confirmando su pedido de 15 cajas de widgets ACME, modelo # 223, que se entregarán antes del 23 de diciembre de 2011. El precio total del pedido será de $ 2, 847.52".

7.

Agregue una fecha de finalización a su transacción. Si no limita el tiempo que su oferta es buena, su asociado puede aprovechar las condiciones del mercado que lo benefician y le perjudican semanas o meses después de la fecha de la transacción prevista.

8.

Corrige la ortografía de tu carta. Además de no ser profesionales, los errores tipográficos pueden provocar errores de transacción y costarle dinero a su empresa.

9.

Cierre con una indicación de que estará encantado de recibir una llamada telefónica de su cliente, cliente o socio comercial si tiene algún problema.

10.

Incluya su título y el nombre de la empresa bajo su firma. Esto puede protegerlo de su responsabilidad personal, ya que dejará claro que está actuando como un agente de su negocio.

11.

Agregue una posdata o la información de PS en una PS se destaca y le da la oportunidad de resaltar o reiterar información importante.