Política de gastos de viaje de un empleado

Por lo general, los gastos de viaje de los empleados son el tercer gasto controlable más grande en los negocios, de acuerdo con AllBusiness.com. Las políticas con respecto a la presentación de informes de gastos de viaje son esenciales para las empresas grandes y pequeñas y aseguran que los empleados reciban un reembolso por los gastos de viaje de su bolsillo. Para las pequeñas empresas, una política de gastos de viaje para empleados es más esencial que para las grandes empresas, que es mucho menos probable que necesiten minimizar los costos de viaje.

Identificación

Una política de gastos de viaje es una disposición escrita en el manual del empleado que detalla los tipos de gastos que la empresa reembolsa y cómo el empleado debe reclamar los gastos, según AllBusiness.com. Las políticas de gastos típicas también incluyen una sección sobre las consecuencias de violar la política.

Función

Una política escrita de gastos de viaje le brinda al empleado una explicación clara de la política de reembolso para los gastos de viaje y evita la confusión, de acuerdo con el sitio web del Manual del Empleado. Una política de gastos de viaje da como resultado ajustes razonables para el empleado y minimiza los gastos para la empresa por necesidades comerciales y de entretenimiento legítimas.

Beneficios

La política de gastos de viaje de un empleado puede permitir que una pequeña empresa aproveche más cuando negocie los precios de los gastos comunes de viaje, como los hoteles, lo que beneficia la línea de fondo. Además, las políticas de gastos de viaje requieren una documentación escrita de los gastos, lo que facilita la tarea del propietario de la empresa o su contador cuando aprueba los reembolsos y realiza el papeleo.

Advertencia

En un caso de 2010 en el Tribunal de Distrito de los EE. UU. Para el Distrito Norte de California, el tribunal dictaminó que un empleado puede violar la política de gastos de viaje de una empresa, pero la empresa aún debe reembolsar al empleado si la empresa tiene conocimiento de los gastos, según el Negocio y Sitio web de recursos legales. BLR recomienda reembolsar a los empleados si existe un conocimiento razonable de los gastos. Si un empleado viaja, por ejemplo, lo más probable es que necesite un hotel y transporte, incluso si no informó el gasto.

Propina

Las pequeñas empresas deben considerar el uso de una política de gastos de viaje de los empleados de muestra para configurar su propia política, teniendo en cuenta que una empresa puede tener que modificarla para satisfacer sus necesidades presupuestarias. Además, asegúrese de que los empleados entiendan claramente que recibirán un reembolso por los gastos de viaje, pero deben informar los gastos tan pronto como sea posible.