Sobre el uso de teléfonos en las empresas

Las últimas décadas han visto algunos avances impresionantes en la tecnología del teléfono para las empresas. Los teléfonos de línea fija no han desaparecido por completo, pero muchas empresas ahora confían en teléfonos celulares, teléfonos inteligentes y tecnologías de voz digital para mantenerse en contacto con clientes y colegas. Muchos optan por utilizar una combinación de teléfonos. Se trata de encontrar lo que funciona mejor para las necesidades de su negocio.

Teléfonos fijos

Los teléfonos de línea fija pueden ser los más anticuados, pero aún tienen su lugar con muchas empresas. Las líneas fijas pueden ofrecer un nivel de confiabilidad y calidad de voz que no siempre se puede encontrar en los teléfonos celulares. Algunas empresas pueden estar en áreas que no tienen buena recepción de celulares o acceso de banda ancha. Una línea fija también se puede usar como teléfono auxiliar o de respaldo en caso de que algo salga mal con una celda. Las empresas con trabajadores de mayor edad también pueden estar inclinadas a mantener la tecnología de línea fija familiar alrededor.

Celulares

Los teléfonos celulares son elementos imprescindibles para muchas pequeñas empresas y sus empleados. Permiten a los empresarios mantenerse en contacto desde cualquier lugar. Los propietarios de negocios deben decidir si proporcionar teléfonos para sus empleados o permitir que los empleados usen sus propios teléfonos personales para fines de trabajo. Las empresas que requieren una cantidad sustancial de viajes pueden querer proporcionar teléfonos para poder rastrear el uso y mantener un control más cercano de los problemas de seguridad. Un teléfono celular regular sin lujos puede tener menos costos iniciales y continuos que un teléfono inteligente.

Teléfonos inteligentes

Los teléfonos inteligentes han sido adoptados por las pequeñas empresas. Éstos toman las capacidades de voz regulares de un teléfono celular estándar y agregan toneladas de funciones, incluyendo aplicaciones móviles y GPS. Los empresarios que a menudo están en el camino deben mantenerse conectados no solo con llamadas de voz, sino también con correos electrónicos y aplicaciones comerciales. Los teléfonos inteligentes les permiten hacer un seguimiento de todo esto en un paquete pequeño y conveniente que es más fácil de transportar que una computadora portátil. Una gran cantidad de aplicaciones móviles satisfacen las necesidades comerciales, desde paquetes contables hasta acceso a la banca en línea y sistemas de pago móviles. Pruebe una variedad de aplicaciones para teléfonos inteligentes y respete las que mejor se adapten a sus necesidades comerciales.

Sistemas telefónicos

Las pequeñas empresas con necesidades de comunicación más complicadas pueden optar por un sistema telefónico más avanzado. Esto puede implicar una combinación de equipos y servicios. El protocolo de voz sobre Internet, o VoIP, es una forma de enviar comunicaciones de voz a través de Internet. Los sistemas VoIP pueden vincularse con el software de administración de relaciones con el cliente y pueden incluir capacidades de muy alto nivel para administrar las llamadas telefónicas dentro de una empresa. Las opciones de VoIP son programas bastante simples que funcionan solo con una computadora y una conexión a Internet. El hardware del auricular externo está disponible para replicar la sensación de un teléfono normal. VoIP tiene sentido para las pequeñas empresas con presencia global que buscan ahorrar dinero en llamadas telefónicas que salen del país.

Las políticas

Es posible que las pequeñas empresas deban establecer políticas sobre el uso de teléfonos en la oficina o cuando los empleados representen a la compañía en la carretera. Esto puede incluir una cláusula para no hacer llamadas personales o puede decidir permitir el uso personal limitado de los teléfonos de la compañía. Restringir el uso de teléfonos celulares en los automóviles al requerir un auricular de manos libres puede ayudar a mantener a sus empleados seguros cuando viajan y reducir su responsabilidad. Capacite a los empleados en una buena etiqueta telefónica para proyectar profesionalidad a los clientes que llaman. Haga que las políticas de uso del teléfono sean parte de su rutina de entrenamiento regular.