Maneras de promover una exitosa reunión de personal

La reunión del personal es un foro importante para que el propietario o gerente de una empresa establezca relaciones con los empleados, comunique sus expectativas, obtenga ayuda para resolver problemas y planifique actividades empresariales futuras. Si hace un mejor uso de sus reuniones de personal, logrará más en el tiempo bloqueado, ya sea que se reúna todas las mañanas o una vez al mes.

Agendas

Mantenga una carpeta de agenda en el disco compartido de la compañía o en un tablón de anuncios fuera de su oficina. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de los temas que desea discutir en las próximas reuniones de personal. A medida que escribe la agenda de la próxima reunión, pregúntese si hay una manera más eficiente de discutir cada tema con su personal. Algunos temas se pueden cubrir más rápidamente al escribir la información en un correo electrónico o imprimirla en un folleto y distribuirla a los buzones de correo del personal. Otros temas, como la capacitación especializada, requieren presentaciones individuales o en grupos pequeños y, por lo tanto, no serían adecuados para una reunión de personal.

Elementos de acción

Aunque es posible que desee delegar el trabajo de la grabadora de reuniones, puede asumir la responsabilidad de organizar el tiempo dedicado a las reuniones del personal. Establezca un horario establecido para que las reuniones comiencen y terminen, y respete ese horario. Planifique los elementos de acción y pídale al registrador que anote un resumen de los puntos discutidos para cada elemento de acción y qué seguimiento se requerirá. Es mejor tener en cuenta a las personas responsables del seguimiento de los temas de la agenda y las fechas límite para que los empleados informen sus hallazgos al grupo.

Participación

Evite tener reuniones espontáneas en el pasillo o en el comedor con algunos miembros del personal. Los empleados que deberían haber sido incluidos en la reunión podrían sentirse excluidos cuando escuchan lo que se discutió en su ausencia, lo que puede hacer que sea menos probable que apoyen sus decisiones. En su lugar, programe reuniones e invite a todas las partes interesadas, personas con interés en el tema de la reunión y personas con conocimientos o consejos que ayuden a su personal a tomar una decisión firme. Busque formas de involucrar a las personas, como poner un número o una etiqueta encima de las copias de la agenda. Use eso como un código para dividir a las personas en grupos de discusión en reuniones más grandes.

Reconocimiento

Use las reuniones del personal como un lugar para dar reconocimiento específico a los empleados por sus logros. Es útil involucrar a los empleados en el reconocimiento del logro de sus compañeros. Una forma de hacer esto es tener un premio especial, como una barra de chocolate o un bolígrafo de la empresa, para que los empleados los den a los compañeros que los hayan ayudado de una manera especial. Si conoce a una persona que no quiere ser reconocida públicamente, otorgue ese premio durante una reunión individual o pase por la oficina de ese empleado y distribúyala con menos fanfarria.