Tipos de sistemas de gestión de inventario

La gestión adecuada del inventario requiere un sistema de algún tipo. No importa si el sistema consiste en escribir niveles de inventario en la parte posterior de un sobre o usar el sistema de identificación por radiofrecuencia más sofisticado. Los diferentes tipos de sistemas de gestión de inventario tienen ventajas y desventajas. Para las pequeñas empresas que deciden por un sistema de administración de inventario, la elección se reduce a contar el inventario periódicamente o tener un sistema computarizado para hacer un seguimiento de los cambios de inventario cada vez que un artículo entra o sale del negocio.

Gestión de inventario manual

Muchos propietarios de pequeñas empresas, especialmente si la empresa tiene muy pocos productos, hacen un seguimiento del inventario manualmente. La forma más fácil de realizar la administración manual del inventario es usar una hoja de cálculo. Por ejemplo, una pequeña panadería puede usar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de las compras y el uso del inventario. El propietario también puede configurar la hoja de cálculo para calcular cuándo se deben reordenar los ingredientes.

Sistema de inventario periódico

Conocido como un sistema de inventario periódico, los empleados deben contar manualmente los ingredientes crudos y los componentes que tienen a mano en los horarios establecidos: diario, semanal, mensual, trimestral o anual. Cuanto más a menudo se cuenta el inventario, más preciso es el sistema. Los empleados ingresan los números en una hoja de cálculo. Usando las fórmulas apropiadas de la hoja de cálculo, pueden determinar si tienen suficientes materiales para la semana o si ella necesitará comprar más.

Pros y contras de los sistemas manuales

Los sistemas manuales permiten al propietario de una pequeña empresa administrar el inventario con muy poca inversión en sistemas o capacitación. Mantener la integridad de los datos es un inconveniente importante para administrar el inventario usando una hoja de cálculo. Una sola entrada de datos o un error de fórmula pueden causar imprecisiones importantes en la salida de datos.

Sistemas de seguimiento de códigos de barras

Los sistemas de gestión de inventario que utilizan tecnología de código de barras aumentan la precisión y la eficiencia de la gestión de inventarios. Estos son sistemas perpetuos, ya que el inventario se actualiza cada vez que se escanea un artículo. Todos los principales minoristas utilizan la tecnología de códigos de barras como parte de un programa general de gestión de inventario.

Cuando un código de barras se lee en el punto de venta, los datos de ventas de inventario se leen inmediatamente a un sistema más amplio que mantiene las estadísticas de uso. El departamento de compras de la empresa utiliza estos datos para tomar decisiones de compra basadas en las ventas y los niveles de inventario existentes.

Tecnología de código de barras en el nivel de almacén

Los códigos de barras también gestionan el inventario a nivel de almacén. La mayoría de los almacenes utilizan códigos de barras o identificación por radiofrecuencia (RFID) para escanear el inventario entrante en el software de administración de inventario o administración de inventario del almacén. La tecnología de código de barras facilita el movimiento de inventario dentro de los límites del almacén (de un lugar a otro) o del proveedor al almacén (recepción) y del almacén al cliente (recolección, embalaje y envío).

Identificación de frecuencia de radio

Si bien la tecnología de códigos de barras ha hecho mucho para aumentar la precisión y la eficiencia de la gestión del inventario, la identificación por radiofrecuencia (RFID) ha elevado el nivel de la administración perpetua del inventario. Las empresas que utilizan RFID suelen mover miles de piezas de inventario a través de sus puertas. RFID utiliza dos tipos de tecnología para gestionar los movimientos de inventario: tecnología activa y pasiva.

Tecnología RFID activa

La tecnología RFID activa utiliza lectores de etiquetas fijas asignados en un almacén. Cada vez que un artículo con una etiqueta RFID pasa al lector, el movimiento del artículo se registra en el software de administración de inventario. Los sistemas activos funcionan mejor en entornos que requieren un seguimiento de inventario en tiempo real o donde existen problemas de seguridad de inventario.

Tecnología RFID pasiva

La tecnología RFID pasiva requiere el uso de lectores de mano para monitorear el movimiento del inventario. Al igual que en un sistema activo, una vez que se lee la etiqueta de un artículo de inventario, los datos de movimiento se transmiten al software de administración de inventario de la compañía. Debido a que la tecnología RFID tiene un rango de lectura de hasta 40 pies con tecnología pasiva y 300 pies con tecnología activa, aumenta enormemente la precisión de mover el inventario alrededor de un almacén.