Cómo encontrar el error en un balance de prueba no ajustado

El poder del método contable de doble entrada se centra en su naturaleza de autocomprobación, lo que lleva a la confianza de que los registros financieros de una empresa son completos y precisos. El balance de prueba es un informe contable que es menos importante ahora que el software de contabilidad de computadora internaliza el procedimiento de doble entrada, requiere un registro único de una transacción y, por lo tanto, elimina los errores de transcripción entre las entradas de débito y crédito de cualquier transacción.

Sin embargo, el balance de prueba todavía tiene un lugar cuando un contador o contador quiere mostrar el estado de un general antes de hacer correcciones de error, llamados ajustes, necesarios cuando no se puede equilibrar un balance de prueba. Ya sea que esté utilizando sistemas de contabilidad manuales o computarizados, el balance de prueba no ajustado sirve como un poderoso documento interno para mantener la precisión de las cuentas de una empresa.

Estructuración de un informe de balance de prueba no ajustado

En su forma más simple, el informe de balance de prueba consiste esencialmente en tres columnas: el nombre de la cuenta y los montos de débito y crédito para cada cuenta. Las cuentas son por su naturaleza cuentas de débito o crédito, por lo que generalmente solo hay datos en la columna correspondiente. La otra columna tiene un valor de cero. Los totales de débitos y créditos para todas las cuentas deben ser iguales para ayudar a confirmar la exactitud de los datos en el libro mayor y un saldo de prueba no se equilibrará si una transacción no se ingresa correctamente en una sola cuenta de débito y crédito. La preparación de un informe de balance de prueba antes de hacer correcciones se denomina saldo de prueba no ajustado. Si está libre de errores, o si luego se hacen correcciones a las cuentas para ponerlo en equilibrio, un informe posterior se denomina saldo de prueba ajustado.

¿Qué cuentas tienen más probabilidades de tener saldos deudores?

Normalmente, las cuentas como gastos, pérdidas, activos, efectivo y la cuenta de giro del propietario tienen saldos de débito. Estas son cuentas cuyos valores aumentan con las entradas de débito mientras que disminuyen con una entrada de crédito. Del mismo modo, las cuentas como ventas, ganancias de capital, pasivos y capital del propietario tienen saldos crediticios. Sus saldos aumentan cuando se acreditan, y disminuyen con los débitos.

Todas las transacciones crean una entrada tanto de débito como de crédito, incluso si ingresa la transacción solo una vez en una aplicación de contabilidad que crea el formato de doble entrada en el software. Por ejemplo, una compañía que recibe un préstamo bancario de $ 5, 000 debitaría su cuenta de efectivo, aumentando el valor de esa cuenta en $ 5, 000, mientras que simultáneamente acredita su cuenta de pagarés por la misma cantidad, ya que la cantidad de sus préstamos pendientes ha aumentado.

¿Qué es un ejemplo de un error de transcripción?

Considere el préstamo bancario de $ 5, 000 desde la perspectiva del balance de prueba. Si las entradas de débito y crédito coinciden, esta transacción está en equilibrio y no tiene ningún efecto negativo en el balance de prueba del libro mayor. Sin embargo, cree una imagen de una compañía que utiliza un sistema de contabilidad manual y la entrada del préstamo se debitó a la cuenta de efectivo como $ 5, 000, pero se acreditó a la cuenta de pagarés como $ 500. Para el libro mayor que incluye estas cuentas, un saldo de prueba no se equilibrará si se deja sin resolver. Dado que las sumas de débitos y créditos se comparan fácilmente en el informe de balance de prueba, el saldo de prueba no ajustado mostraría una diferencia de $ 4, 500 entre débitos y créditos. El cero que falta es un ejemplo de un error de transcripción descubierto por un informe de balance de prueba.

Errores revelados por un balance de prueba no ajustado

Aunque es bastante efectivo para revelar algunos tipos de errores, el balance de prueba no ajustado no identificará cada error, y de hecho hay algunos tipos de errores que no pueden ser detectados por el balance de prueba. Por ejemplo, si el libro mayor está desactivado en $ 0.80, ¿qué proceso usaría para encontrar el error? Hay una serie de pasos que puede seguir, aumentando en complejidad, pero lo primero que debe considerar es la cantidad del desequilibrio. Un número como $ 0.80 podría estar simplemente quitando los centavos de una entrada. Lógicamente, entonces, puede buscar en las transacciones de los débitos o créditos, lo que se muestra como 80 centavos por encima, por un monto que termina en $ 0.80 y verifica su entrada correspondiente en la otra cuenta.

Sin embargo, la diferencia de 80 centavos puede ser acumulativa o aleatoria, lo que dificulta la búsqueda. Los pasos comunes para encontrar errores en los saldos de prueba incluyen:

• Agregar incorrectamente las columnas de la balanza de prueba: se encuentra simplemente al volver a verificar la suma.

• Falta una cuenta contable: compare la cantidad de desequilibrio con las entradas de la cuenta en la columna de valor más alto para encontrar la cuenta que falta en la columna de valor más bajo.

• Ingresando una cuenta en la columna de contabilidad incorrecta: divida el monto del desequilibrio entre 2 y busque los saldos de la cuenta por este monto.
• Divida la cantidad de desequilibrio por 9: Si el desequilibrio es divisible por 9, es probable que haya una transposición (cambio de dígitos) o una transposición (ubicación incorrecta de un punto decimal) que cause el error.

Si aún persisten los errores, deberá buscar en las cuentas individuales incluidas en el balance de prueba.

Advertencia

• Algunos errores no son revelados por un balance de prueba, incluidos errores como transacciones omitidas o errores que se registran de manera incorrecta pero idéntica en dos cuentas. Un balance de prueba desequilibrado definitivamente indica errores, mientras que un balance de prueba equilibrado puede o no estar libre de error.