Tipos de instrumentos de control de costos

Controlar los costos es vital para que una pequeña empresa genere ganancias brutas, cubra sus gastos generales y obtenga ganancias netas. Dada la competencia de organizaciones más grandes y las oportunidades de ingresos a menudo limitadas en un mercado local, no puede dejar los costos al azar. Varias herramientas comunes de control de costos ayudan a las pequeñas empresas a operar de manera eficiente.

Presupuestos

Una de las herramientas más básicas y comunes de control de costos es un presupuesto. Un presupuesto es un diseño de sus ingresos y cómo lo asigna a diferentes categorías de gastos comerciales. Las empresas suelen establecer presupuestos anuales. Al analizar y revisar varias categorías de gastos y rendimientos de la inversión, puede mitigar la cantidad de costos no productivos en los que incurre a lo largo del tiempo.

Cheques y Saldos

Una variedad de controles y saldos también lo ayudan a mantener los costos bajo control. Una táctica simple que utilizan muchas empresas es que dos personas firmen todos los cheques por un monto determinado, como $ 1, 000. Este sistema alivia los riesgos de gastos impulsivos o no examinados por un líder de la compañía. Las preaprobaciones en el reembolso de viajes y otros gastos de los empleados son otra herramienta para los saldos y los controles internos. Los líderes de la compañía pueden monitorear los usos de tales fondos.

Integración de software

Los programas de software avanzados permiten a las empresas integrar los procesos de contabilidad y presupuesto. Algunas empresas utilizan un sistema de presupuesto dinámico en el que revisan periódicamente los costos reales en comparación con las proyecciones. Hacerlo permite ajustes periódicos. Las herramientas de software ayudan a analizar el progreso hacia las proyecciones presupuestarias. Un gráfico puede demostrar cuando un departamento o categoría de gastos ha alcanzado umbrales críticos, por ejemplo. Si es así, los líderes pueden reunirse para revisar oportunidades para reducir costos o eliminar ciertas tareas.

Auditorias internas y externas

Las auditorías internas y externas son medidas adicionales de control de costos. Una auditoría interna es una revisión exhaustiva de la utilización del presupuesto en cada departamento. Una auditoría interna es realizada por un gerente de la compañía, un gerente de finanzas o un especialista en control. Para una auditoría externa, puede contratar una firma externa o un consultor para revisar sus libros. Esta herramienta le brinda una nueva perspectiva y una persona con conocimientos sobre cómo sus presupuestos se comparan con las normas de la industria.