Cómo escribir políticas y procedimientos contables

Las políticas y procedimientos contables ayudan a sus empleados a administrar su negocio sin su supervisión constante. Son simples, fáciles de entender y de seguir. Por ejemplo, si su empresa tiene la política de no aceptar cheques, entonces los empleados no aceptan cheques, incluso si usted no está allí para monitorearlos. Escribir políticas y procedimientos contables puede ser difícil, pero le ayudará a largo plazo, manteniendo los procesos estandarizados y simples.

1.

Organiza tu escritura. Tenga una sección separada para cada proceso contable, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y activos fijos. Dé un número a cada política y procedimiento (P&P) y use el sistema de numeración para organizar la documentación. Por ejemplo, todas las cuentas por cobrar P y P pueden comenzar con un 1, las cuentas a pagar con un 2. Entonces, si está buscando un documento específico relacionado con el pago de facturas, puede buscar las 2 series y encontrarlo fácilmente, tal vez como 201 o 2001.

2.

Use una plantilla para escribir políticas y procedimientos. Eso hace que la documentación sea fácil de escribir y entender. Considere tener un formato donde en la parte superior tenga una etiqueta estándar con nombre, fecha, número de documento y otra información. Debajo de eso, en la página, puede ubicar una sección llamada "Propósito" para explicar el objetivo de los P&P y, a continuación, comenzar con la descripción real del proceso que desea estandarizar.

3.

Escribir claramente con buena ortografía y gramática. Las políticas y los procedimientos deben ser utilizados por muchas personas, por lo que es fácil de leer y a toda prueba. Evite nombrar los nombres de las personas y, en su lugar, utilice nombres de posición. Sea consistente en su escritura para evitar confusiones. Si tiene un "Secretario de contabilidad" presentando facturas, no cambie la misma posición a "Secretario I" o "Secretario de archivo" en otro P&P.

4.

Diseñe sus políticas y procedimientos con miras a los buenos controles internos. Por ejemplo, el contable no debería poder firmar cheques. Todos los desembolsos de cheques deben ir acompañados de las aprobaciones del propietario o gerente que reconocen que la compra fue autorizada y que todos los servicios y bienes fueron recibidos de la manera adecuada.

Consejos

• Considere obtener un paquete de software de procedimientos y políticas ya hecho para su industria. La mayoría de los procesos son similares, y al obtener un software donde solo necesita cambiar o agregar algunos elementos, puede ahorrarle un poco de tiempo. Es más fácil cambiar la documentación existente en lugar de hacerlo todo desde cero.
• Haga que su contador revise sus P y P para detectar cualquier problema de control interno que pueda solucionarse mediante un procedimiento diferente.

Advertencia

• Revise las políticas y los procedimientos al menos una vez al año para asegurarse de que aún sean válidos y adecuados. Las cosas cambian en el negocio, y los P & Ps deben actualizarse con los cambios.