Cómo establecer un factor de alivio de personal

Las pequeñas empresas son mucho menos capaces de absorber ausencias imprevistas (por ejemplo, licencia por enfermedad o una emergencia familiar) que una organización más grande, simplemente debido a la cantidad reducida de personal disponible para brindar cobertura. En una industria donde un nivel suficiente de cobertura es crítico o incluso exigido por la ley, la administración debe considerar establecer un factor de alivio de personal. Esta herramienta considera los requisitos y la disponibilidad de personal típicos durante todo el año y utiliza la información para desarrollar un factor de alivio: en otras palabras, la cantidad de personal adicional necesaria para asegurar una cobertura ininterrumpida de manera razonable.

1.

Identifique las operaciones y funciones críticas del negocio y decida si desea desarrollar un factor de alivio de personal para toda la organización, por puesto individual o por función o división.

2.

Recopilar datos sobre las ausencias de los empleados. Revise el período de 12 meses anterior, el año calendario o el año fiscal e identifique la cantidad de vacaciones, licencia por enfermedad y cualquier otra ausencia en el servicio, como el tiempo dedicado a la capacitación, el servicio como miembro del jurado o en servicio liviano debido a una lesión de compensación para trabajadores .

3.

Identifique el número total de días laborables disponibles por año deduciendo los días festivos y cualquier otro día no laborable del número total de días posibles. Por ejemplo, si los puestos deben llenarse de lunes a viernes, y la compañía cierra 10 días feriados al año, el cálculo sería: 5 (días) veces 52 (semanas) es igual a 260, menos 10 (días feriados) es igual a 250 trabajos disponibles dias. Calcule la cantidad total de horas que deben llenarse anualmente las posiciones multiplicando la cantidad de días de trabajo disponibles por la cantidad de horas requeridas por día. Si se requiere que los empleados estén disponibles para un turno de ocho horas, el cálculo sería: 250 veces 8 es igual a 2, 000 horas por año.

4.

Agregue la cantidad de días de vacaciones, días de enfermedad y otras ausencias, y deduzca esta cantidad de la cantidad total de días de trabajo disponibles. Por ejemplo, si un titular estaba de vacaciones durante tres semanas en total, tomó tres días de baja por enfermedad y se desempeñó como miembro del jurado durante dos días, la cantidad de días realmente trabajados sería de 230: 250 menos (15 más 3 más 2) igual 230.

5.

Divida el número total de días de trabajo disponibles por el número de días efectivamente trabajados en el año anterior, por ejemplo: 250 (días de trabajo disponibles) dividido por 230 (días realmente trabajados) es igual a 1.087 (factor de alivio de personal).

6.

Calcule el factor de alivio de personal por horas en lugar de días, si lo prefiere. Divida la cantidad de horas necesarias para llenar las posiciones por año entre la cantidad de horas que los titulares realmente trabajaron, por ejemplo: 2, 000 (total de horas necesarias) dividido por 1, 848 (horas realmente trabajadas) = ​​1.082 (factor de alivio de personal). La leve diferencia en el factor de personal cuando se usan las horas en lugar de los días refleja pequeñas diferencias, como el titular de turno unas pocas horas después de cada servicio de jurado y se fue a casa enfermo uno de los días después de trabajar durante unas horas. Aunque este método requiere más tiempo de cálculo, es un poco más preciso que mirar exclusivamente en días laborables.

7.

Determine la cantidad de empleados a tiempo completo o calcule las horas adicionales a tiempo parcial que podrían requerirse para completar el personal de las operaciones aplicando el factor de personal. Por ejemplo, si el factor de alivio de personal es 1.087, la compañía requiere 1.087 empleados de tiempo completo para ocupar la posición. Al multiplicar la cantidad de horas por semana por el factor de alivio, 40 por 1.087 es igual a 43.48 indica que la posición requiere que alguien trabaje 3.48 horas adicionales por semana para tener todo el personal. Si la compañía tiene 12 miembros del personal, por ejemplo, las horas adicionales necesarias por semana serían 41.76: 12 (empleados) por 3.48 (horas) equivalentes a 41.76 (total de horas adicionales necesarias por semana), lo que indica que un empleado equivalente de tiempo completo adicional debe ser contratado.

Propina

• No olvide incluir el tiempo dedicado a reclutar para llenar una vacante cuando considere las ausencias en el transcurso de un año.