Tipos de contabilidad para una panadería

Uno de los elementos más críticos para operar una panadería exitosa es un sistema de contabilidad preciso. Cuando configura su sistema, una de las primeras preguntas que debe responder es qué método de contabilidad utilizará. El Servicio de Impuestos Internos reconoce dos métodos de contabilidad principales, independientemente del tipo de negocio: base de efectivo y base de acumulación. La principal diferencia entre ellos es cómo y cuándo se reportan los ingresos y gastos.

Muéstrame el dinero

Bajo la base de contabilidad de efectivo, no registra los ingresos y gastos hasta que realmente se reciben o pagan. El IRS aclara esto explicando que los ingresos se consideran recibidos cuando están en su cuenta y puede usarlos sin restricciones. Por ejemplo, cuando vende una docena de donas y su cliente paga con un cheque, debe registrar los ingresos incluso si no cobra el cheque de inmediato. Del mismo modo, cuando paga su entrega de harina, debe registrar ese gasto cuando escribe el cheque, incluso si no lo envía de inmediato.

Inconvenientes del método de efectivo

En la superficie, podría parecer que la base de efectivo es el camino a seguir para una panadería. Es simple, directo y probablemente a lo que estás acostumbrado en tu vida personal. Sin embargo, tiene algunas desventajas en un entorno empresarial. La base de efectivo no siempre muestra una representación precisa de cómo está su panadería. Si tiene clientes que le compran productos horneados en condiciones de venta de 30 días, como un servicio de catering, por ejemplo, no puede contar esas ventas hasta que realmente tenga el cheque en mano. También puede complicar la contabilidad del inventario, que es algo que casi siempre tiene una panadería.

El panorama

Bajo el método de acumulación, las panaderías registran los ingresos y gastos cuando se ganan o incurren, independientemente de cuándo se reciben o pagan. Si un cliente compra 12 docenas de rollos de cena y usted le factura, usted debe reconocer ese ingreso cuando reciba la entrega. La base de acumulación requiere que registre la venta y los ingresos resultantes, incluso si él no pagará por otro mes. Del mismo modo, cuando su panadería reciba un envío de harina y azúcar, usted registrará el gasto de inmediato, aunque es posible que no escriba el cheque por otro mes. La idea principal aquí es ayudarlo a equiparar los ingresos de un año determinado con los gastos incurridos en el proceso de obtenerlos. También le da una idea más precisa de dónde se encuentra su panadería porque está viendo una imagen actualizada de las finanzas de su panadería.

El diablo está en el inventario

Aunque el IRS no requiere específicamente que use un método sobre otro, la mayoría de las panaderías necesitarán usar la base de acumulación. La mayor razón para esto es el inventario. Por ejemplo, si su proveedor le factura los ingredientes que utiliza, como harina, especias, leche, etc., el método de efectivo no le permitirá registrarlos ni ingresarlos en su inventario hasta que escriba el cheque. Eso puede dificultar el seguimiento de la condición financiera de su panadería y hacer que el tiempo de impuestos sea más complicado. Debido a esto, debe considerar consultar a un profesional de la contabilidad para obtener asesoramiento calificado y ayudarlo a configurar los libros para su panadería.