¿Qué son los estados financieros externos?

Las compañías preparan estados financieros externos para reportar su información comercial a observadores externos, incluidos posibles inversionistas y prestamistas. En muchos casos, las declaraciones externas de una empresa no difieren mucho de su contabilidad interna; otras veces, la diferencia puede ser sustancial. Lo que importa es que los documentos externos presenten una imagen completa, precisa y fácilmente comprensible de la situación financiera de la empresa.

Externo vs. Interno

Como propietario de un negocio, puede manejar su contabilidad interna de la manera que mejor le funcione. Mientras sea preciso y puedas entenderlo y seguirlo, adelante. Si es dueño de una tienda, por ejemplo, puede sentir que puede administrar mejor su flujo de efectivo mediante el uso de la contabilidad en efectivo. De esa manera, usted registra los ingresos solo cuando recibe un pago en efectivo, y registra los gastos cada vez que el efectivo sale por la puerta. Sin embargo, los estados financieros externos deben prepararse de acuerdo con un conjunto específico de reglas, de modo que cualquier observador con una comprensión básica de la contabilidad empresarial pueda seguirlos. Eso usualmente significa usar contabilidad de base devengada. En estos estados, su tienda registraría los ingresos cuando se ganó, no se recibió, y registraría los gastos cuando se incurrió, no se pagó.

Principios de contabilidad

Las reglas que rigen los estados financieros externos de las compañías estadounidenses se conocen colectivamente como principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP. El gobierno de los EE. UU. Ha designado un organismo de la industria contable, el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera, para establecer y administrar estas reglas. Al requerir que las compañías informen bajo estándares comunes, los PCGA garantizan que los observadores puedan obtener una imagen real de las finanzas de una compañía sin tener que conocer demasiados detalles sobre sus operaciones internas. Por ejemplo, cuando solicita un posible socio comercial u otro inversor, o cuando se acerca a un banco para obtener un préstamo para pequeñas empresas, esperarán ver declaraciones que cumplan con los PCGA.

Declaraciones principales

Los principios contables generalmente aceptados, así como las leyes de valores de EE. UU., Establecen cuatro estados financieros externos de propósito general: el balance general, el estado de ingresos, el estado de flujo de efectivo y el estado de patrimonio. El balance general enumera todos los activos de su compañía y todos sus pasivos (obligaciones financieras), e identifica la diferencia entre ellos como el patrimonio de los propietarios en la compañía. El estado de resultados realiza un seguimiento de los ingresos y gastos de su empresa de sus operaciones principales, así como las ganancias y pérdidas de otras actividades. El estado de flujo de efectivo hace un seguimiento de la cantidad de efectivo que trae su empresa y de cuánto sale. La declaración de patrimonio resume cómo los "activos netos" totales de la empresa (activos menos pasivos) se traducen en la participación de cada propietario.

Pequeñas empresas

Los estados financieros externos de las grandes corporaciones son muy detallados, con docenas de notas al pie y páginas y páginas con información de respaldo. Las declaraciones de su negocio pueden ser relativamente simples en contraste. El balance de una pequeña tienda, por ejemplo, podría incluir solo un puñado de activos, por ejemplo, efectivo, inventario, cuentas por cobrar y equipo, y algunos pasivos. Sin embargo, las reglas GAAP son las mismas. Si sus declaraciones externas difieren significativamente de su contabilidad interna, esté preparado para explicar las diferencias a los inversores, prestamistas o auditores. Cuanto más complicadas se vuelvan las finanzas de su negocio, más rentable puede ser manejar la contabilidad interna en su totalidad o en gran medida de acuerdo con los PCGA.

"Pequeños GAAP"

La industria de la contabilidad ha debatido durante mucho tiempo si el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera debería crear un conjunto reducido de reglas para las pequeñas empresas y las empresas privadas. A mediados de 2012, el llamado "Little GAAP" sigue siendo solo una propuesta. Sin embargo, incluso bajo un sistema Little GAAP, los principios básicos de la información financiera externa, la contabilidad de devengo y las declaraciones de propósito general, seguirían siendo los mismos. La diferencia radicaría en detalles sobre aspectos tales como las revelaciones de transacciones y las mediciones de valor.