Pautas para redactar políticas y procedimientos

Las políticas y procedimientos, o pautas diseñadas para planificar objetivos a largo plazo, se crean para medir la coherencia en los negocios. Las políticas y procedimientos bien escritos abordan no solo si la empresa cumple con las pautas estatales y federales, sino que también analiza cómo operar la empresa, centrándose en la gestión de riesgos y mejorando la forma en que se llevan a cabo las empresas. En particular, las políticas y procedimientos estandarizan ciertas operaciones para la conformidad y aclaran la comunicación con los empleados.

Atención

En la planificación de la documentación, decidir sobre el enfoque. Evite crear políticas y procedimientos para cada paso en un departamento, como por ejemplo, cómo contestar el teléfono. En su lugar, trabaje en fases y seleccione los departamentos y sus procesos más importantes para la empresa, por ejemplo, cómo realizar un seguimiento del inventario de clientes. Verifique que los procesos que usted documenta tengan procedimientos considerados como bien establecidos. Priorice cada proceso según su importancia y continúe con cada departamento hasta que haya llegado al final de esta fase.

Contenido

La documentación exitosa debe incluir un texto estándar en la parte superior que indique el propósito y el alcance del proceso, la identificación de los departamentos responsables y las definiciones de los términos clave. También son necesarias las mediciones que califican los resultados y procesos, además de cualquier referencia a otros documentos o leyes y regulaciones aplicables. Además, incluya formularios relevantes para los procesos descritos, como formularios de inventario, formularios de información del cliente u otros documentos.

Evitando errores

Evite errores al documentar políticas y procedimientos adhiriéndose a las siete C: contexto, consistencia, integridad, control, cumplimiento, corrección y claridad, de acuerdo con la "Guía para la redacción de políticas y procedimientos" de Work.com. El documento, debe describir claramente cuáles son los procesos y cómo llevarlos a cabo. La coherencia ayuda a crear una forma estándar de escribir la política y los procedimientos. En términos de integridad, las políticas y los procedimientos deben explicar lógicamente los procesos sin vacíos de información. Control significa que debe enumerar las mediciones que determinan que un proceso se está realizando de manera efectiva. Las cuestiones de cumplimiento, o las pautas de acuerdo con las reglas estatales y federales, deben pertenecer a las reglas relevantes para las cuales fueron escritas. Finalmente, los documentos deben ser gramaticalmente correctos y concisos.

Mejora

Puede ahorrar dinero y mejorar la productividad mediante la creación de políticas y procedimientos para la mejora continua. La documentación obsoleta dificulta su capacidad para abordar áreas problemáticas. Compare de forma rutinaria la documentación con los procesos actuales y actualice la documentación de acuerdo con el cambio dinámico.