Cómo escribir un proyecto de gestión de procesos empresariales

Una pequeña empresa se basa en un flujo particular de actividades que puede cruzar los límites de los departamentos para lograr los objetivos comerciales de la empresa. Esta secuencia de actividades coordinadas, realizadas por personas, sistemas y maquinaria, se conoce como un proceso empresarial. La gestión de procesos de negocios (BPM) es un método utilizado por los propietarios de pequeñas empresas para revisar o estandarizar un proceso para mejorar su contribución a los objetivos financieros y operativos de una empresa. Por ejemplo, un proyecto BPM podría tratar de estandarizar las actividades comerciales para disminuir los costos o aumentar la eficiencia de fabricación. Independientemente del objetivo del proyecto, una carta del proyecto BPM sirve para justificar la existencia del proyecto y su apoyo financiero. Para ello, la carta del proyecto documenta el problema del proceso que debe abordarse, la meta y el alcance del proyecto, y los roles y responsabilidades del equipo. También se incluyen los productos finales del proyecto, cronograma, presupuesto e información adicional, incluidas las suposiciones y los riesgos del proyecto.

1.

Revise los elementos clave de la propuesta de proyecto BPM para su inclusión en la carta del proyecto. Un patrocinador del proyecto y una junta de revisión del proyecto otorgan luz verde a un proyecto sobre la base de la información de una propuesta de proyecto, como el objetivo, el alcance y el presupuesto del proyecto. Como resultado, la inclusión de estos elementos de la propuesta en la carta del proyecto permite que las actividades, los recursos y el desempeño del proyecto se midan comparándolos con el resultado esperado aprobado, tal como se menciona en la propuesta.

2.

Describa en términos generales el proceso de negocios que se evaluará y estandarizará y el beneficio para el patrocinador del proyecto de hacerlo. También haga referencia a la importancia financiera u operativa del estado del proceso actual, lo que llevó al proyecto BPM. Por ejemplo, “los miembros del equipo del proyecto observarán el procesamiento de las órdenes de venta para identificar las actividades individuales que actualmente conforman este proceso y los desafíos planteados por este proceso, lo que sugerirá formas en que se debe revisar el proceso para obtener eficiencias operativas y financieras. Este proyecto refleja el objetivo estratégico de la corporación de aumentar la eficiencia y disminuir el costo de procesar un pedido de venta. "Sea preciso al establecer los objetivos en que la carta constituya un mandato que justifique las actividades del proyecto luego de su aprobación por el comité directivo y las partes interesadas del proyecto. .

3.

Recupere el alcance del proyecto BPM de la propuesta del proyecto y documéntelo en la carta del proyecto. El alcance del proyecto se refiere al trabajo que llevará a cabo el equipo del proyecto y define los límites del proyecto y las funciones comerciales que abarca. Por ejemplo, se mencionan áreas funcionales específicas como la entrada de pedidos, así como los posibles requisitos de implementación de soluciones, como la capacitación del personal. Además, se discuten los cambios en los sistemas informáticos, los cambios a los procesos internos y los requisitos de la metodología del proyecto. El mecanismo utilizado para revisar el alcance del proyecto también está documentado.

4.

Identifique el patrocinador del proyecto BPM, el gerente, los miembros del equipo y las partes interesadas. Documente las funciones del proyecto de los miembros del equipo y describa la influencia de cada parte interesada tanto en la operación del proyecto como en su resultado. Por ejemplo, “Los participantes en este proyecto serán el personal que creará un pedido de venta, verificará la disponibilidad de los productos, programará el pedido, creará los requisitos del cliente, mantendrá las condiciones de precios, realizará la verificación de crédito, enviará una confirmación de pedido al Cliente y controlar el estado del pedido ".

5.

Desarrolle un cronograma que haga referencia a las actividades del proyecto BPM, la fecha de inicio del proyecto, las fechas de inicio y finalización de las actividades individuales del proyecto y los plazos tanto para la finalización del proyecto completo como para la presentación de sus resultados. Cada paso del proyecto debe referirse al equipo responsable de la finalización del paso. Identifique las actividades que se siguen directamente desde el inicio del proyecto hasta el final. El hecho de no completar estas actividades según lo programado tendrá un impacto negativo en el cronograma general del proyecto.

6.

Establezca el producto de trabajo del proyecto BPM - el proyecto "entregables" - para el proyecto BPM. Describa cada entregable y discuta cómo se preparará y presentará. Por ejemplo, una especificación de programa de software es un entregable que puede presentarse en un documento de Word o en un diagrama de flujo de Visio.

7.

Cree el presupuesto de gastos del proyecto BPM detallado sobre la base del presupuesto de la propuesta del proyecto. Calcule los costos del proyecto a corto y largo plazo, incluidos el costo de capital, los servicios profesionales y los costos operativos continuos. Los datos del presupuesto son un elemento crítico de la carta del proyecto, que se presentará al comité directivo y a las partes interesadas del proyecto para su aprobación.

8.

Registrar información adicional que impacta el proyecto BPM. Por ejemplo, documente los eventos externos que no están sujetos a los controles del proyecto BPM y que impactan el éxito probable del proyecto. También describa riesgos, como una huelga sindical inminente, que podrían afectar el alcance, el calendario, el presupuesto u otros elementos de la carta del proyecto. Discuta las limitaciones de recursos, como la disponibilidad limitada de personal experimentado y capacitado. También documente un plan de contingencia para contrarrestar obstáculos anticipados o restricciones monetarias, de personas o del sistema.

Cosas necesarias

• Estado de la misión
• Propuesta de proyecto
• Organigrama

Consejos

• Presente la carta del proyecto a cada miembro del equipo.
• Use la línea de tiempo del proyecto para recordar a los miembros del equipo los objetivos y reconocer los logros anteriores.
• Motivar a los miembros del equipo con celebraciones interinas.