Cómo escribir minutos de negocios

Se requiere un esfuerzo de conciencia cuando se toman las actas durante una reunión de negocios. Las actas documentan la información esencial que se discutió y las decisiones que se tomaron durante la reunión. La información se utiliza a menudo como material de referencia o de referencia para futuras reuniones. Por lo tanto, como tomador de minutos, debe poseer habilidades excepcionales de escucha y escritura, junto con la capacidad de determinar los aspectos pertinentes de la discusión que deben grabarse.

Llegue temprano a la reunión para que tenga tiempo suficiente para establecerse y organizarse. Revise la agenda y cualquier información relevante para comprender el propósito de la reunión y para conocer los temas que requieren decisiones.

Preparar una plantilla de acuerdo a la agenda de la reunión. Una plantilla organizada le permite registrar la información en el lugar adecuado. Por ejemplo, si el punto cuatro en la agenda es "Problemas de seguridad actuales", entonces el punto cuatro en su plantilla debería ser el mismo.

Registre la información básica de la reunión, incluida la fecha, la ubicación, la hora y el tema. Anote a cada persona que asiste, junto con el coordinador o líder de la reunión.

Tenga en cuenta las personas que llegaron tarde a la reunión; necesitarán ser actualizados sobre la información que perdieron. Del mismo modo, registre los nombres de quienes estuvieron ausentes de la reunión, ya que también deberán recibir información sobre la información y las decisiones.

Parafrasear los eventos y discusiones de la reunión. Evite tratar de escribir todo lo que se dijo; Las notas de la reunión deben ser un resumen de la discusión. Registre las acciones que deben tomarse junto con las decisiones que se tomaron.

Revise sus notas inmediatamente después de que la reunión haya terminado. Esperar demasiado tiempo puede hacer que olvide información importante. Aclare cualquier hecho o decisión que lo requiera lo antes posible.

Organice las actas de la reunión en un informe escrito cuidadosamente organizado. Haga que el líder de la reunión o el organizador revisen el informe para asegurar su exactitud. Realice los cambios necesarios y distribuya el informe final a los asistentes a la reunión y a los que estuvieron ausentes.

Consejos

Asegúrese de que no está desempeñando un doble papel al participar en la reunión y al mismo tiempo tomar las actas. Puede ser difícil grabar correctamente las notas de la reunión mientras se hace cualquier otra cosa. Mantenga su mente enfocada en tomar los minutos.
Elija un método para mantener los minutos que mejor se adapte a usted. El papel y la pluma son una opción, al igual que una computadora portátil. También puede considerar grabar la reunión con una grabadora de voz.