Cómo escribir una carta de cierre comercial a la oficina de impuestos

Según la Administración de Pequeños Negocios, muchos propietarios de pequeñas empresas abandonan los rangos de los propietarios por varias razones, que incluyen un crecimiento inesperado, una mala ubicación de los negocios y un capital insuficiente. Aunque el motivo de cierre o liquidación varía, los procedimientos de cierre y notificación que sigue son similares para cualquier negocio con una conexión con el Departamento de Ingresos de un estado. Aunque el proceso y los requisitos varían según el estado, como propietario de un negocio, debe notificarlo a la oficina de impuestos. Una carta de cierre proporciona una notificación efectiva.

Dirigir adecuadamente la carta

Debe dirigir y fechar adecuadamente su carta al Departamento de Impuestos de su estado o entidad fiscal similar. Esto implica incluir un encabezado con el nombre y la dirección del Departamento de Ingresos en la esquina izquierda, seguido de la fecha. Esto ayuda a garantizar que la carta llegue al lugar correcto.

Proporcionar información de identificación

La carta debe incluir toda la información de identificación relacionada con su negocio para que el Departamento de Ingresos pueda localizar sus registros comerciales. Esto incluye el nombre legal completo de su compañía, la dirección y cualquier nombre de "hacer negocios como" o nombres ficticios. Incluye el número de identificación fiscal federal de su compañía y cualquier número de identificación dado a su negocio por el estado.

Pagar todos los impuestos aplicables

Es posible que su empresa deba pagar parte o la totalidad de sus impuestos a las empresas, los impuestos sobre las ventas y el uso, los impuestos a las franquicias y los impuestos especiales, los impuestos locales y los impuestos a la propiedad tangible antes de que pueda disolverse. Antes de que pueda enviar una carta de cierre, debe pagar todos y cada uno de estos impuestos pendientes a la autoridad fiscal correspondiente. Por ejemplo, debe hacer sus pagos finales a los empleados y presentar todos los impuestos de nómina, y debe presentar los impuestos sobre las ventas de las ventas finales de la empresa.

Especificar impuestos en letra

Si su empresa pagó varios impuestos como parte de su proceso de cierre, especifique específicamente qué impuestos se pagaron en el cuerpo de la carta. Por ejemplo, debe tener en cuenta que pagó “Final de los impuestos sobre las ventas y el uso: Enviado y pagado”. Sin esto, algunos estados pueden enviarle una carta automatizada que describe los pasos a seguir para pagar sus impuestos y cerrar su negocio.

Solicitar certificado de liquidación de impuestos

Si operaba su negocio como una compañía o corporación de responsabilidad limitada, la mayoría de los estados requieren que obtenga un certificado de liquidación de impuestos del Departamento de Ingresos o su equivalente antes de que el estado le permita rescindir o disolver la LLC o corporación. Solicite explícitamente este certificado en su carta.

Firmar y enviar

Debe firmar la carta como propietario del negocio. Si el negocio es una corporación o LLC con múltiples propietarios, todos los propietarios deben firmar la carta. Alternativamente, puede adjuntar un documento firmado por los propietarios, por ejemplo, una resolución corporativa, que confirme que todos acuerdan disolver el negocio. Envíe la carta por correo certificado para documentar que la carta fue enviada.