Procedimientos de destrucción de documentos

Con la amenaza de robo de identidad y las multas que se pueden imponer por descartar documentos de manera incorrecta, la destrucción adecuada de sus documentos comerciales nunca debe tomarse a la ligera. Las leyes estatales y las regulaciones de la industria pueden variar en cuanto a la duración de la retención de los documentos y su eliminación, por lo que es importante estar al tanto de qué políticas afectan su negocio en particular antes de desarrollar procedimientos para usted y sus empleados.

Cumplimiento y Políticas

Independientemente de dónde se encuentre o en qué negocio se encuentre, debe comprender qué documentos deben destruirse permanentemente y cuáles nunca deben ser destruidos. Las multas relacionadas con la industria y el estado pueden ser severas por la disposición incorrecta de los documentos, especialmente cuando se trata de la información financiera del cliente y los registros de salud de los empleados. Los documentos de impuestos comerciales y los extractos de cuentas bancarias y tarjetas de crédito comerciales deben conservarse durante al menos siete años antes de ser destruidos. Una vez que determine qué documentos deben destruirse antes de ser descartados, puede hacerlo usted mismo o contratar una empresa de outsourcing que se especialice en la destrucción de papel y la destrucción de datos electrónicos.

Autorización y Responsabilidad

Como propietario de un negocio, si no está supervisando personalmente la destrucción de documentos, asegúrese de que alguien responsable sea, como su gerente de oficina, administrador de red o contador. Esta persona debe ser versada en sus políticas y en las leyes y regulaciones que rigen esas políticas. También debe verificar que los documentos que se destruyen son solo aquellos que deben ser destruidos. Por ejemplo, el papel que se va a triturar se puede colocar en un área designada de una habitación en bolsas selladas con la inicial de la persona con autoridad.

Registros en papel

Una trituradora de papel es el método preferido de eliminación para la mayoría de los documentos comerciales. Puede comprar trituradoras de papel para diferentes volúmenes en la mayoría de las tiendas de suministros de oficina. Se puede preferir quemar o pulverizar, dependiendo de la sensibilidad de la información. Pulverizar pulveriza o tritura papel triturado para que sea prácticamente imposible volver a armarlo. Si usted mismo está triturando papel, considere hacerlo en grandes lotes para que los documentos se mezclen y sea poco probable que se puedan volver a ensamblar. Coloque el papel triturado inmediatamente antes de que llegue el camión de reciclaje.

Documentos electronicos

Al eliminar documentos electrónicos en una computadora, recuerde siempre vaciar la papelera. Los archivos no se eliminan en realidad cuando todavía están en la carpeta de basura de la computadora. Mientras los discos duros aún estén en su poder, esto debería ser suficiente para destruir documentos electrónicos. Antes de entregar un disco duro, la unidad debe limpiarse con un software especial o destruirse físicamente antes de que pueda asumir que los documentos no se pueden recuperar. Esto incluye discos duros dentro de fotocopiadoras, que pueden almacenar copias electrónicas de cada fotocopia tomada.