Cómo escribir una factura

Una factura es una hoja de facturación que enumera todos los bienes y servicios vendidos a un cliente específico en un ciclo de facturación. Las pequeñas empresas utilizan las facturas para registrar transacciones, crear calendarios de pago y, en última instancia, cobrar el dinero adeudado. Si está utilizando un software de cuenta comercial, la mayoría del trabajo se realiza por usted al escribir una factura con las plantillas proporcionadas y completadas automáticamente en función de los datos de sus clientes. No necesita una plantilla elegante para escribir una factura desde cero.

1.

Enciende la computadora y abre el programa de procesamiento de textos.

2.

Coloque la información de su empresa en el encabezado. Si tiene un logotipo de empresa, cópielo y péguelo en la parte superior. Asegúrese de que el nombre, la dirección y la información de contacto de su empresa aparezcan en el encabezado.

3.

Escriba "FACTURA" en la línea superior debajo del encabezado en el margen izquierdo. Regrese de dos a cinco espacios para que la palabra "factura" sea muy clara.

4.

Determine un número de factura. Las facturas se identifican con números únicos. Si no está seguro de cómo crear el número de factura, use la fecha numérica sin guiones y las dos primeras letras del cliente. Por ejemplo, una factura emitida el 5 de enero de 2011 a Jack Wright se convierte en "01052011JW".

5.

Escriba "Número de factura: 01052011JW" en el margen derecho. Vuelva y escriba la fecha de la factura en el margen izquierdo.

6.

Listar los bienes y servicios que la factura tiene en cuenta. Use las pestañas para alinear cada sección de manera que los dólares se tabulen fácilmente al final con los encabezados que indiquen: "Fecha", "Servicio o artículo", "Costo por unidad", "Total de unidades" y "Total". Enumere una línea por artículo, una lista de la fecha en que se prestó el servicio, el monto o las horas, el costo por unidad u hora y el costo total para esa fecha.

7.

Cree una línea debajo de todos los bienes y servicios desglosados. Escriba el valor del total de dólares debajo de la línea en la misma columna que los dólares detallados.

8.

Agregue cualquier impuesto, envío o cargos complementarios en el subtotal. Escriba el valor de la factura "TOTAL" debajo de.

9.

Devuelva varias líneas y escriba las instrucciones de pago, incluida la fecha de vencimiento, a quién debe enviar los cheques y la dirección de pago. Incluya cualquier política con respecto a los pagos atrasados ​​o las tarifas del plan de pago

Cosas necesarias

• Computadora
• Programa de procesamiento de textos
• Información de contacto de la empresa

Consejos

• Anote cualquier pago anterior realizado en la factura en la sección de subtotal entre el subtotal detallado y los impuestos y cargos. Inclúyalo como "Pagos recibidos" para cosas como depósitos o pagos parciales.
• Realiza tres copias de las facturas. Envíe uno al cliente, otro a la contabilidad y coloque uno en el archivo del cliente para realizar referencias cruzadas.