Ejemplos de control interno sobre la información financiera

Los controles internos son las políticas que usted implementa para mantener la información financiera de su empresa precisa. Si vende acciones al público, los controles internos han sido obligatorios durante décadas. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 reforzó los controles. Mientras cumpla con la ley, es libre de desarrollar controles internos que se adapten a las necesidades de su empresa.

Segregación de deberes

Dividir la responsabilidad de los controles internos es esencial. Por ejemplo, si una persona ejecuta la caja registradora para un turno, desea que al menos otra persona esté revisando la caja hasta el final. No es solo una cuestión de prevenir el fraude. Incluso si el cajero es honesto, dos pares de ojos tienen más posibilidades de detectar errores.

Otro ejemplo de responsabilidad dividida es exigir que dos personas realicen compras: una firma cheques, una autoriza la compra. Eso reduce la oportunidad para que un empleado malverse, al escribir un cheque para los artículos que no existen.

Prevenir y Detectar

Algunos controles internos dificultan que alguien cometa un fraude. Controlar el acceso a su software de contabilidad y registros digitales es una forma de hacerlo. Si solo tiene unas pocas personas que pueden ingresar datos, solo tendrá unas pocas personas que puedan alterarlos.

Otros controles se centran en detectar errores, por ejemplo, al comparar dos conjuntos de registros independientes para un conjunto de transacciones. El ejemplo clásico es equilibrar su chequera: si el extracto bancario no coincide con su libro mayor, busque una razón. La correspondencia entre los recibos de entrega y los pagos a proveedores es otro método.

La supervisión del rendimiento también puede ser una forma de detectar errores. Si el flujo de efectivo para el trimestre está muy lejos de lo que había presupuestado, la razón podría ser gastos o ingresos inesperados. También podría ser que alguien haya cometido un error importante al ingresar los datos trimestrales.

Controlando los Controles

No es suficiente establecer reglas para los controles internos. Debe hacer un esfuerzo adicional para determinar si estos controles internos funcionan. Las auditorías internas periódicas y el monitoreo deben considerar si los empleados cumplen con los controles internos o si encuentran la manera de evitarlos. Si surgen excepciones y problemas, ¿reportan los empleados estos problemas? Si tiene la rotación de personal, ¿se informa adecuadamente a los nuevos empleados sobre sus requisitos de control? Estos son algunos de los problemas que necesita para prepararse.

Debilidad material

Cuando el Comité de Bolsa y Valores revisa el cumplimiento de las empresas con Sarbanes-Oxley, hay poco margen para el error. Si tiene incluso una debilidad seria en los controles internos, eso invalida todo el sistema de control.

Supongamos que sus controles internos tienen un requisito, que es que cuando diferentes departamentos transfieren inventario, deben conciliar las cuentas mensuales. Sin embargo, no tiene un procedimiento establecido que garantice que esto sucederá. A los ojos de la SEC, eso es un grave defecto. Incluso si sus cuentas son precisas, el potencial de error o fraude no detectado es demasiado alto.