Recomendaciones de procedimiento de seguridad de la oficina

Ya es bastante difícil tratar de defenderse de las muchas condiciones del mercado que pueden estresar su negocio sin tener que preocuparse cada día por la seguridad de sus clientes, proveedores y empleados. Los intrusos, los robos y las interrupciones de los empleados pueden causar un daño grave a su negocio, y la creación de procedimientos de seguridad proactivos para su oficina central ayuda a prevenir problemas y posiblemente reduce sus primas de seguro.

Reunirse con expertos

El primer paso para crear procedimientos de seguridad para su oficina es reunirse con expertos en seguridad comercial. Esto incluye al administrador del edificio, si usted alquila espacio, a su proveedor de seguros, a un abogado de responsabilidad civil y a un consultor de servicios de seguridad. Recorra las instalaciones con estos expertos y luego siéntese para evaluar qué creen que deben hacer para mejorar su seguridad y qué recursos recomiendan. No permita armas en sus instalaciones sin hablar con un abogado, el propietario de su edificio y un experto en seguridad de armas.

Revisar acceso

Determine a quién se le debería permitir ingresar a su oficina y proporcione credenciales para los empleados o un sistema de timbre que requiera que una recepcionista o empleado deje entrar a las personas al edificio u oficina. Coloque su recepción en un lugar que le permita a su recepcionista ver quién se acerca a su escritorio lo antes posible. Instale cámaras de seguridad fuera de todas las entradas y en las escaleras si puede pagarlo. Las puertas de las escaleras deben cerrarse con llave desde el exterior, permitiendo que solo los empleados con llaves ingresen a su espacio desde las escaleras. Evalúe si necesita agregar puertas y ventanas más resistentes, incluyendo vidrio templado o a prueba de balas. Dependiendo de la frecuencia con la que los visitantes vayan a su oficina y el tiempo que permanezcan, considere la posibilidad de solicitar credenciales de identificación de visitante y registrarse. Limite quién puede firmar o aceptar paquetes.

Mejorar la iluminación

Revise sus vías de acceso al exterior y los espacios interiores para asegurarse de que tenga una iluminación adecuada donde las personas ingresen y trabajen o los clientes esperen. Ponga sus luces en los temporizadores para que se enciendan antes de que lleguen las personas y permanezcan encendidas hasta después del horario de cierre. Asegúrese de tener luces de respaldo que se enciendan en áreas interiores y exteriores importantes cuando haya un apagón.

Políticas de empleados

Cree listas de verificación de apertura y cierre para los empleados que son los primeros en llegar y los últimos en irse, y proporcione procedimientos de seguridad para que los empleados los sigan durante el día. Reúnase con los empleados para hablar sobre cómo manejar un incendio, un empleado descontento, una emergencia climática o un intruso hostil. Publique números telefónicos de emergencia cerca de cada teléfono y póngalos en marcación rápida. Recuerde a sus empleados que no revelen ninguna información sobre su negocio por teléfono y que dirijan cualquier consulta al gerente de su oficina. No permita que los empleados abran las puertas de entrada cuando estén cargando o descargando artículos. Intente organizar un compañero o vigilante para asegurarse de que los empleados lleguen a sus automóviles de manera segura, y emita una palabra clave o frase que los empleados puedan usar por teléfono o entre ellos para activar la alarma si hay un intruso en el área.

Formación

Organice un seminario de capacitación para ayudar a sus empleados a lidiar verbalmente con compañeros de trabajo hostiles e intrusos. Considere agregar cerraduras a las puertas de la oficina o agregar puertas seguras de la oficina para proteger a los empleados de un intruso, y coloque botones de pánico alrededor de la oficina que los empleados puedan usar para activar una alarma fuerte para alertar a otras oficinas cercanas y potencialmente asustar a los intrusos. Hable con su abogado o asegurador acerca de las legalidades de ofrecer capacitación en defensa propia o reembolsos de cursos. Si tiene diferentes áreas de oficina, distribuya walkie talkies y capacite a los empleados sobre cómo usarlos.