Cómo presentar un archivo W-2 y W-3 corregido

Como propietario de una pequeña empresa, se supone que debe entregar a los empleados correspondientes un formulario W-2 antes del 31 de enero de cada año. También presenta los formularios W-2 para cada empleado aplicable más un formulario de transmisión W-3 con la Administración del Seguro Social (SSA). El empleado utiliza el formulario W-2 para presentar su declaración de impuestos ante la agencia tributaria correspondiente; por lo tanto, es imperativo que la información sea correcta. Si el W-2 es incorrecto, debe corregirlo y archivarlo en consecuencia.

1.

Obtenga los formularios W-2c y W-3c (la versión corregida de cada formulario) en papel llamando al IRS. Si lo prefiere, puede registrarse en Business Services Online de la Administración del Seguro Social para completar los formularios en su computadora y enviarlos electrónicamente.

2.

Complete un W-2 corregido tan pronto como descubra el error, incluso si solo está corrigiendo el nombre del empleado o el número de Seguro Social. Si notificó salarios incorrectos o retención de impuestos en el formulario original, debe presentar un formulario W-2 corregido. Si la corrección es solo para un cambio de dirección, complete un nuevo formulario W-2 que muestre la dirección correcta. En este caso, no tiene que presentar el cambio de dirección en la SSA. Simplemente déle al empleado el nuevo formulario que muestra la dirección correcta.

3.

Complete un W-3 corregido, que es un formulario de transmisión que muestra los totales de los W-2 que está enviando. Los totales para todos los artículos en el W-3c deben ser iguales a los totales para los artículos en los W-2cs de todos los empleados. Por ejemplo, si está informando un cambio en la retención del impuesto a la renta federal de un solo empleado, el total de W-3c para el impuesto a la renta federal retenido debe ser igual al monto corregido que se muestra en la W-2c del empleado.

4.

Archive el W-2c y el W-3c con la Administración del Seguro Social inmediatamente después de descubrir el error. Si realiza la presentación por correo, envíe los formularios W-2c y W-3c a la dirección de la SSA que figura en la publicación "Instrucciones para los formularios W-2c y W-3c" del IRS. Si realiza una presentación electrónica, envíe los formularios a través de la SSA Business Services Online.

5.

Déle al empleado una copia del formulario W-2c para que pueda enmendar su declaración de impuestos.

Consejos

• Si realiza la presentación por correo, complete los formularios con tinta oscura o negra en letra Courier si es posible y asegúrese de que los formularios sean legibles.
• No pegue ni pegue el W-2c al W-3.
• Complete un W-3 separado para cada año fiscal.
• Si el cambio W-2 es solo para el impuesto estatal o local, no presente un formulario W-2c con la SSA. Presente el formulario ante la agencia tributaria local o estatal.