Cómo documentar el entrenamiento de destrucción

No importa en qué línea de negocio se encuentre, debe establecer procedimientos adecuados de destrucción de datos. El solo hecho de tirar sus datos confidenciales con la basura podría dejar a su empresa y a sus empleados abiertos al robo de identidad. Todas las compañías, sin importar lo que hagan o cuántos trabajadores tengan, deben establecer pautas claras para la eliminación y destrucción de datos confidenciales, y esas compañías deben desarrollar un plan de capacitación sobre destrucción de datos para todos los empleados.

Marque claramente todas las bandejas de la trituradora para que todos los empleados sepan cómo y dónde deshacerse del papeleo sensible y otros datos. Si se usan bandejas diferentes para diferentes tipos de elementos (por ejemplo, papel, tarjetas, CD), asegúrese de que cada bandeja esté claramente marcada con el tipo de datos para los que se usa.

Coloque contenedores de trituradoras en cada departamento y asegúrese de que sean fácilmente accesibles para todos los empleados. Si los contenedores de la trituradora no están ubicados convenientemente, el cumplimiento puede ser más difícil.

Coloque carteles coloridos y atractivos cerca de todos los contenedores de trituradoras y en áreas comunes donde los empleados los vean. Esto aumentará el conocimiento de los contenedores y la importancia de usarlos incluso antes de que se lleve a cabo la sesión de capacitación.

Prepare folletos sencillos para cada trabajador que detallan qué tipos de documentos están sujetos a la política de destrucción de datos y cuáles no. Proporcione ejemplos claros de datos que puedan ser potencialmente sensibles o confidenciales, como datos de ventas, recibos y registros de pacientes.

Proporcione ejemplos de elementos no impresos que están sujetos a la política de destrucción de datos, como discos o discos duros de computadoras. Asegúrese de que los empleados sepan cómo deshacerse de esos artículos adecuadamente.