Cómo hacer un registro de negocios de recibo de efectivo

Un registro de negocios de recibos de efectivo es un documento fuente utilizado durante las transacciones de efectivo cuando los recibos o una caja registradora pueden no estar disponibles. Por ejemplo, si una organización benéfica envía voluntarios a la comunidad para recolectar fondos en efectivo para un proyecto especial, se le puede pedir al voluntario que lleve un registro de recibos de efectivo para contabilizar el dinero recibido. La cantidad de efectivo entregada al contador debe estar de acuerdo con el registro. Piense en el registro como un documento de origen que realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar en efectivo y permite que la contabilidad concilie el efectivo recibido con la cantidad que debería haberse cobrado por los productos vendidos.

1.

Crear un registro de hoja de cálculo. Un registro de negocios de recibos de efectivo normalmente incluye columnas para la fecha; el nombre y la dirección del comprador; el nombre del producto; cantidad vendida; costo por articulo; y el total de efectivo recibido. Se pueden configurar columnas adicionales para el número de teléfono del cliente, el número o nombre del empleado y la fecha de entrega. La clave es rastrear la información que la contabilidad necesitará para procesar los recibos de efectivo y rastrear el pago a las órdenes o ventas del producto. Agregue tantas filas como desee, pero limite el registro a una página. El registro se puede imprimir para las personas que se desplazan o se pueden completar en la oficina a medida que entra el efectivo.

2.

Rellene el registro cada vez que reciba efectivo. Asegúrese de que el total esté de acuerdo con la cantidad de efectivo recibido.

3.

Calcule el total general cuando esté listo para entregar el efectivo agregando la columna "Total". Asegúrese de que el efectivo disponible esté de acuerdo con el total general antes de entregar el efectivo a la contabilidad. Los procedimientos contables deben identificar con qué frecuencia los fondos en efectivo se entregan para ser depositados. Si existe una escasez, verifique nuevamente la multiplicación de la cantidad al precio unitario, así como la suma que constituye el total general.

Cosas necesarias

• Hoja de cálculo

Consejos

• Proteja los recibos de efectivo proporcionando a los empleados un lugar seguro para guardar efectivo entre los depósitos. Una caja de efectivo que se bloquea es ideal para recibos en la oficina. Una bolsa de banco o un sobre de cierre que se pueda abrir y cerrar fácilmente funciona mejor para colecciones externas.
• Evite utilizar recibos de efectivo para realizar compras de la compañía o para cobrar cheques de empleados. Mientras más transacciones realice con los recibos de efectivo, más difícil será para la contabilidad garantizar que la cantidad correcta de efectivo llegue al banco.
• Una vez que el registro de recibos de efectivo llega a la contabilidad, debe conservarse como un documento fuente con comprobantes de depósito.

Advertencia

• Cuando realice cambios para los clientes, siempre cuente el cambio dos veces para evitar errores.