¿Cómo se relacionan W-9 y 1099-Misc?

Los propietarios de pequeñas empresas comúnmente hacen o reciben pagos que deben informarse al Servicio de Impuestos Internos. Muchos de estos pagos se reportan utilizando el Formulario 1099-MISC. Sin embargo, para completar este formulario, el pagador debe conocer el número de identidad del contribuyente del destinatario, que se puede obtener con un formulario W-9.

1099-MISC

El "MISC" en 1099-MISC significa ingresos diversos. Este formulario se utiliza para informar todo tipo de pagos por parte de una empresa, incluidos alquileres, regalías, pagos por servicios, compensación para no empleados, pagos médicos, premios y ganancias de barcos de pesca. En general, una empresa debe emitir un 1099-MISC cuando sus pagos a una persona u organización superan los $ 600 en un año, o $ 10 en el caso de regalías y algunas otras cosas. Los pagos a trabajadores independientes y por contrato a menudo se informan utilizando un 1099-MISC, por lo que una persona de una pequeña empresa puede enviar y recibir este formulario.

Requisitos de presentación

Cuando se requiere un 1099-MISC, la empresa que realizó los pagos debe presentar una copia del formulario ante el IRS y enviar una copia al destinatario de los pagos. El formulario requiere que el pagador proporcione información sobre el tipo y monto de los pagos, el nombre y la dirección del pagador, el nombre y la dirección del destinatario y los números de identificación de impuestos federales tanto del pagador como del destinatario. Es este último requisito el que introduce el Formulario W-9 del IRS en la ecuación.

Formulario W-9

El Formulario W-9 es esencialmente una solicitud formal para que una persona u organización proporcione su número de identificación de contribuyente, ya sea un número de Seguro Social o un número de identificación del empleador. Esta es una forma de uso entre las partes; no se archiva con el IRS. Envía un W-9 en blanco a un destinatario del pago, y el destinatario lo llena y se lo devuelve. O un pagador puede enviarle uno y usted lo devuelve. Una ventaja de usar el formulario en lugar de simplemente pedir un número es que enviar un W-9 a sabiendas con información incorrecta se considera perjurio. Si la información falsa termina siendo reportada al IRS debido a ese W-9, la persona que lo completó podría ser procesada.

Retención de respaldo

Si el destinatario de los pagos se niega a proporcionar un número de identificación de contribuyente al completar el Formulario W-9, dicho destinatario aún puede recibir el pago y recibir un 1099-MISC. Sin embargo, el pagador debe retener el 28 por ciento del dinero para los impuestos federales. Esto se conoce como "retención de respaldo". Los pagos en un 1099-MISC son ingresos sujetos a impuestos, y la retención de respaldo garantiza que se paguen los impuestos, incluso si el IRS no puede determinar quién les debe exactamente porque no hay un número de identificación adjunto a los pagos. La cantidad retenida aparecerá en el Recuadro 4 del 1099-MISC. El W-9 incluye una declaración de que la persona u organización que lo completa está exenta de la retención de respaldo. Llene un W-9, y no hay retenciones.