Política de fraude para una Junta sin fines de lucro

Las sanciones por fraude en una organización sin fines de lucro pueden incluir que los miembros de la junta sean responsables de la pérdida de fondos, incluso si no tenían idea de que se estaba cometiendo un fraude. No hacer un seguimiento de las transacciones financieras de una organización sin fines de lucro es una infracción grave de las responsabilidades fiduciarias de un funcionario o director. La implementación de políticas y procedimientos de fraude reduce las oportunidades de fraude y protege al personal clave.

Tipos de fraude

Existen numerosas formas en que se puede cometer fraude en organizaciones sin fines de lucro. Uno o dos empleados clave, funcionarios o directores pueden malversar fondos. Los directores de la organización pueden contratar contratistas o empleados no calificados o pagarles en exceso. Las organizaciones sin fines de lucro pueden publicar información falsa sobre sus actividades, incluida la cantidad de dinero que están recaudando y gastando. Los miembros de la junta pueden promover actividades, aprobar fondos o votar sobre resoluciones a pesar de un conflicto de intereses.

Cheques y Saldos

Una forma de disminuir las oportunidades de fraude es establecer una política que requiera que los cheques escritos tengan dos firmas. Esto puede incluir un miembro del personal y un miembro de la junta, a menudo el tesorero. Las organizaciones sin fines de lucro pueden exigir que una persona que no sea el autor del cheque lo firme en todos los casos, o solicitar que los cheques se firmen conjuntamente si el cheque supera una cierta cantidad. Es posible requerir dos firmas en un cheque y enumerar a tres o más personas que pueden actuar como firmantes. Una organización sin fines de lucro puede requerir que ciertos gastos, el dinero que se reembolsará a un individuo y ciertos tipos de contratos sean aprobados previamente. La junta puede designar a un auditor para que revise periódicamente los contratos, documentos financieros y las operaciones de cada departamento de la organización.

Informes financieros

Los miembros de la junta no pueden alegar ignorancia de fraude si nunca revisan los documentos financieros de la organización. Una junta directiva debe establecer una política de que la información financiera integral se lleve a cabo en cada una de sus reuniones, o al menos trimestralmente. La junta debe designar un comité de finanzas para revisar los balances mensuales, los estados de cuenta bancarios o los libros de contabilidad. Mientras que el fraude puede ocurrir entre las revisiones financieras programadas regularmente, cuanto más frecuentemente ocurre el reporte, mejor cumple la junta con sus responsabilidades fiduciarias con respecto a las finanzas de la organización y se protege contra la responsabilidad.

Conflicto de intereses

Para evitar que los miembros de la junta transfieran dinero a familiares, socios comerciales, amigos o sus propias compañías, una organización sin fines de lucro debe tener una política de conflicto de intereses. Esto puede incluir evitar que la organización haga negocios con individuos y empresas específicas, que los miembros de la junta informen sobre posibles conflictos y que los miembros de la junta se abstengan de votar que puedan involucrar un conflicto.

Seguro

Los miembros de la junta de organizaciones sin fines de lucro pueden protegerse de algunos tipos de fraude mediante la compra de la póliza de seguro de un director y un oficial. Las organizaciones sin fines de lucro generalmente compran una política de grupo para ayudar a proteger a los miembros de la junta en el caso de que la organización sea demandada por decisiones tomadas por la junta. Esto no protege a los oficiales si son maliciosos, por ejemplo, si voluntariamente no cumplen con sus responsabilidades fiduciarias para mantenerse al tanto de los asuntos organizativos, como los contratos y la información financiera.