Listas de verificación de auditoría de fraude para concesionarios de automóviles

Supervisar y controlar los activos de su concesionario de automóviles ayuda a minimizar las posibilidades de perder dinero debido a un fraude interno. No puede evitar cada irregularidad fiscal, pero puede minimizar las debilidades explotables que pueden agotar sus activos. Debido al valor de su inventario y al rápido ritmo de su negocio, necesita sistemas de control que puedan acomodar a una empresa con muchos empleados, algunos de los cuales trabajan con suficiente autonomía para ocultar la deshonestidad.

Motivaciones de fraude

Los empleados de los concesionarios que roban a sus empleadores muestran tres rasgos comunes entre las personas que cometen este tipo de fraude interno. Primero, sienten cierta necesidad o urgencia (deudas, adicciones, problemas personales) que los impulsa a violar la ley. Segundo, encuentran una razón para explicar o excusar su comportamiento. Tercero, ven su fraude como algo que pueden cometer sin ser atrapados. La evaluación de los empleados potenciales en busca de dificultades financieras, antecedentes penales y abuso de sustancias puede ayudarlo a identificar a las personas que pueden estar motivadas para robar. Si mantiene un lugar de trabajo en el que las contribuciones individuales obtienen un reconocimiento y relaciones justas hacia arriba y hacia abajo, la jerarquía de la administración conlleva una alta prioridad, minimiza los sentimientos de trato injusto o esfuerzo poco apreciado que puede llevar a la motivación del fraude.

Separación de responsabilidades

El fraude puede surgir como consecuencia del acceso a oportunidades que lo impulsan. Por ejemplo, si las mismas personas que autorizan los gastos pueden escribir y firmar cheques de concesionario, combinan demasiadas formas de acceso financiero en sus descripciones de trabajo. Si los vendedores pueden agregar opciones y extras, como la protección contra la corrosión y la cobertura adicional de la garantía, sin que nadie verifique que los clientes estuvieron de acuerdo con ellos, usted crea oportunidades para los costos complementarios. Incluso si está seguro de haber contratado a las personas más honestas del planeta, colocar la tentación fiscal inmediatamente bajo sus narices puede producir resultados desagradables. Cuanto más alto sea un empleado en su jerarquía, mayor será su acceso a elementos de valor y mayor será el impacto si lo defrauda.

Impuestos y Nómina

Al no remitir todas las ventas requeridas, los impuestos federales y de nómina pueden cerrar todo su negocio y exponerlo a multas legales. Estas remesas representan un sinfín de dinero, algunas de ellas en efectivo, que corre a lo largo de su operación. Por estas dos razones, es importante monitorear y controlar estos gastos. Del mismo modo, valide su nómina para asegurarse de que todos los que figuran en los libros realmente funcionan para usted. Cuanto más grande sea su operación, más fácilmente puede un empleado insertar un trabajador fantasma, o alterar sus propias horas de trabajo, salarios o beneficios.

Registro meticuloso

Un gabinete de suministros o un departamento de repuestos desbloqueados, la supervisión mínima de las tarjetas de crédito o chequeras de la compañía, o la aceptación de informes de gastos falsos pueden generar pérdidas. Los concesionarios de autos ordenan, almacenan, venden y entregan tantos artículos que los empleados pueden mordisquear bolígrafos, papel y piezas sin que los artículos faltantes se vuelvan obvios, a menos que guarde y verifique los inventarios. Además, requerir que toda su fuerza laboral se tome vacaciones anuales ayuda a revelar fraudes de dos maneras. Primero, colocar a un empleado diferente en el asiento de un vacacionista puede poner en alerta a las prácticas fraudulentas de un par de ojos nuevos. Segundo, los vacacionistas no tienen acceso a los materiales y registros que necesitan para continuar con un fraude continuo y es posible que no puedan reanudarlo cuando regresen.

Esquemas de credito

Esté atento a la evidencia de que su departamento de financiamiento juega con el cebo y cambie con las puntuaciones de crédito de los clientes. La falsa aprobación de las aprobaciones, las tasas de interés u otros aspectos de las transacciones y el pago de la diferencia entre lo que los clientes deberían haber pagado y lo que sus facturas indicaron en realidad pueden reducir sus márgenes de ganancia. Si su división de autos usados ​​abastece a clientes con un crédito menos que perfecto, escuchar a un gerente de finanzas relegarlos a préstamos con intereses más altos no generará la sospecha que se produciría si los clientes con altas calificaciones crediticias encontraran la misma forma de degradación. No permita que sus empleados utilicen a sus clientes como un medio para cometer fraude.