Cuatro tipos de datos en una hoja de trabajo

Ya sea que trabaje para una pequeña operación familiar o pertenezca a una empresa multinacional gigante, es probable que las hojas de cálculo sean una herramienta invaluable para su negocio. Todas las empresas gestionan diversos tipos de datos, como listas de clientes, inventario, cuentas por cobrar, contactos de marketing y mucho más. Las hojas de cálculo facilitan el ingreso de información en una hoja de cálculo (una sola pestaña o "página" de un archivo de hoja de cálculo) y la manipulación de la información para su presentación y análisis. Aunque hay muchos tipos diferentes de datos (y muchas formas de caracterizarlos), su empresa probablemente se basa en cuatro tipos de información clave para la administración de sus datos.

¡Dólares, dólares, dólares!

¿Qué puede ser más crítico para un negocio que hacer un seguimiento del dinero que ingresa y del dinero que está gastando? Las hojas de cálculo son herramientas ideales para ver y analizar el movimiento de dinero dentro y fuera de su negocio. Puede formatear un segmento de su hoja de trabajo (seleccionar columnas, filas o un rango de celdas) para reconocer que las entradas numéricas representan dinero. Su software aplicará automáticamente el formato que ha elegido para las entradas de dinero, como aplicar un signo de dólar a la entrada y mostrarlo con dos decimales para representar los centavos. Hay muchas maneras de modificar la apariencia, por ejemplo, seleccionando una unidad monetaria que no sea el dólar estadounidense o eliminando las entradas de centavos, lo que es útil para grandes cantidades de dólares.

Gestión de números

Las empresas realizan un seguimiento de una gran cantidad de datos numéricos además del dinero. Algunos de ellos son simples recuentos, como la cantidad de vehículos en la flota de la compañía o el número de veces que cada uno de sus clientes ha sido contactado por teléfono. Otros números son más representativos, como los números de teléfono de los clientes o los números de Seguro Social de su personal. Algunas empresas tienen la necesidad de mantener listas de datos numéricos aún más especializados, como campos de latitud y longitud o números de distrito del Congreso.

Su hoja de cálculo también ofrece numerosas opciones de formato para estos tipos de números. Puede hacer que los números aparezcan con o sin comas, o con un estilo estandarizado con guiones y paréntesis, según corresponda. Es posible que desee que sus números de teléfono aparezcan con el código de área entre paréntesis, por ejemplo, o los números de la Seguridad Social para incluir guiones en los lugares apropiados.

El texto como tipo de datos

Los nombres de los clientes, las descripciones de los productos, las ciudades, los países, las direcciones de correo electrónico, todo esto y más, se ingresan de forma rutinaria en hojas de cálculo en formato de texto. El texto es indiscutiblemente una forma de datos. Por ejemplo, su hoja de cálculo puede alfabetizar casi instantáneamente una larga lista de nombres porque reconoce las entradas de texto como datos y puede manipularlas adecuadamente.

Preste especial atención a los campos de entrada de texto. Por ejemplo, es posible que desee ingresar los nombres de los clientes en un campo separado de los apellidos. Esto facilita la ordenación alfabética de la lista, ya sea en el nombre o el apellido. Del mismo modo, ingresar una dirección completa en una sola celda puede no ser tan útil como dividir la dirección en campos separados, como Ciudad, Estado y Código postal para permitir una clasificación rápida de estos parámetros.

Propina

• Las fechas se pueden escribir en formato de texto o en un formato numérico estandarizado. Si identifica un campo de datos o un rango de celdas en su hoja de trabajo como una entrada de fecha, su hoja de cálculo se puede convertir fácilmente entre representaciones numéricas y de texto.

Fórmulas de la hoja de trabajo

Aunque no son datos, exactamente, la capacidad de ingresar fórmulas es una característica esencial de la administración de datos en las hojas de cálculo. Imagine que se le pida que revise las ventas de los últimos cinco años para cada uno de los más de mil productos para ver dónde están aumentando las ventas y dónde están cayendo. Hacer una tarea como esta manualmente tomaría días, si no semanas, e implicaría un tedio increíble. Pero con una o dos fórmulas bien elaboradas, una hoja de cálculo puede administrar la tarea en segundos.