Cinco mejores prácticas para la eficacia de un equipo virtual

Una ventaja de usar Internet en los negocios es que puede crear equipos de trabajo virtuales que pueden funcionar como un grupo a pesar de que los miembros se encuentran en diferentes ubicaciones. Mantener la efectividad en un equipo virtual requiere la dedicación de cada miembro. También hay procedimientos y reglas que cada miembro del grupo puede seguir para desarrollar hábitos efectivos de trabajo en equipo.

Reglas de juego

Los procedimientos y normas de conducta rigen a un grupo. La mejor práctica para un equipo virtual es que el gerente establezca reglas de trabajo de procedimiento y reglas de etiqueta de Internet que determinen cómo interactúa el grupo. El grupo debe tomarse el tiempo para revisar las reglas, y el liderazgo debe dedicar al menos una sesión de capacitación en línea a practicar los procedimientos grupales para que todos entiendan cómo debe funcionar el equipo.

Intercambio de información

Los equipos virtuales no tienen la ventaja de la colaboración instantánea en persona que tienen los grupos de oficina estándar. Cada miembro de un equipo de trabajo virtual debe revisar el correo electrónico y otros sistemas de mensajería varias veces por hora y responder a todos los mensajes lo más rápido posible. Esto mantiene el intercambio eficiente de información esencial para el éxito de cualquier equipo.

Programación

Puede ser difícil organizar reuniones de equipo virtuales improvisadas debido a la posibilidad de que los miembros puedan estar lejos de sus computadoras. Para mantener la eficiencia, un equipo virtual debe desarrollar un programa de trabajo que tenga a todos los miembros en línea al mismo tiempo, y el equipo puede abordar cualquier problema que surja durante el programa predeterminado. El líder del equipo debe ser accesible por teléfono o por Internet en todo momento en caso de una situación de emergencia.

Líneas de comunicación múltiple

Un empleado virtual a veces puede sentirse aislado de sus compañeros de trabajo aunque el equipo virtual funciona como un grupo. Un grupo de trabajo virtual debe tener líneas de comunicación empresarial y líneas de comunicación personal para cada miembro. Esto permite a los miembros del equipo mantener la información relacionada con el trabajo separada de la información personal, pero también permite la burla de la oficina de la que carecen los empleados virtuales. Por ejemplo, cada empleado virtual debe tener una dirección de correo electrónico personal y comercial para comunicarse con los miembros del equipo.

Empoderamiento

La microgestión de un grupo de trabajo virtual puede ser frustrante para el gerente y los empleados. El líder del equipo debe capacitar a los empleados para que tomen decisiones de tareas de trabajo diarias, pero establecer una guía para las decisiones que deben ser aprobadas a través del gerente. Esto ayuda a mejorar el flujo de trabajo y permite a los miembros del equipo hacerse cargo de sus obligaciones laborales.