Cómo documentar eventos negativos en el lugar de trabajo

Tratar de defender un despido injustificado, acoso, discriminación u otra demanda sin evidencia de incidentes negativos en el lugar de trabajo o actos o patrones de comportamiento de empleados anteriores puede debilitar su capacidad para defender su pequeña empresa en el tribunal. Las compañías de seguros pueden evitar el pago de reclamaciones si no puede documentar eventos negativos en su lugar de trabajo, como fallas de equipos, robos o vandalismo. Crear un manual de la empresa, difundirlo a los empleados y tener un sistema para verificar la insubordinación, el acoso u otros casos de comportamiento negativo de los empleados, así como eventos negativos sin culpa, lo ayudará a evitar los problemas legales que pueden surgir de una demanda de los empleados y Prevenir reclamaciones de seguros sin éxito.

1.

Cree una política corporativa escrita que cubra comportamientos tales como asistencia, descanso, vestimenta, acoso, citas, chismes, contacto físico, abuso de sustancias, robo, violaciones de seguridad, estacionamiento y uso de equipos por razones personales. Incluya su política para informar y responder a las quejas. Cree una política escrita que cubra la notificación de accidentes y otros incidentes negativos, ya sea que involucren o no a los empleados y sin importar si alguien tiene la culpa. Entregue el documento a un abogado o profesional de recursos humanos para que lo revise.

Distribuya copias de su política a los empleados y haga que envíen, ya sea por correo electrónico o por escrito, el reconocimiento de que han leído, entendido y aceptado los términos de su política. Para los reconocimientos escritos, se requiere una firma, título y fecha. Un correo electrónico mostrará la dirección de retorno del empleado y la fecha y hora de envío.

2.

Reúnete con los empleados involucrados en un incidente negativo cuando ocurra uno. Haga que un empleado externo, neutral, sea testigo de la reunión si se trata de un problema del empleado. Escuche los informes del incidente y pida a cada parte involucrada que documente una respuesta por escrito junto con su firma y la fecha. Pida a cualquier testigo del incidente que ponga por escrito lo que vio o escuchó y que firme y feche sus notas.

Si el incidente no involucra a un empleado, como vandalismo en sus instalaciones, robo o un malfuncionamiento de la máquina que dañe su propiedad, haga que la persona que completa el informe incluya todos los detalles posibles, incluida la fecha, la hora y cualquier otra información pertinente. hechos. Si otros empleados presenciaron el evento, pídales que firmen y fechen el informe. Presente un informe policial cuando crea que un incidente puede ser criminal.

3.

Decida un curso de acción y consulte con un abogado o profesional de recursos humanos para discutir la legalidad de su respuesta a un incidente de personal. Reúnase con el empleado y proporcione su respuesta al incidente por escrito. Deje que el empleado lea su respuesta, que debe incluir cualquier acción que esté tomando, y haga que firme y feche. Haga que un empleado neutral, tercero, sea testigo de la reunión.

4.

Coloque todos los documentos relacionados con los incidentes de los empleados en el archivo del personal del empleado y guárdelos durante el tiempo que el empleado permanezca en la empresa y durante al menos un año después, en caso de que el empleado presente una demanda después de que deje su empleo.

Guarde los documentos sin falta en un archivo separado. Hable con su abogado si debe enviar copias a su arrendador o compañía de seguros.