¿Cuáles son los diferentes tipos de documentos de negocios?

El nuevo propietario de un negocio hace malabares con muchas tareas, incluido el mantenimiento de documentos e informes. Los propietarios deben crear un sistema de archivo desde el principio para capturar los datos correctos y mantener los registros adecuados.

Documentos de Creación de Empresas

Cuando inicie un negocio, deberá completar varios documentos, que incluyen:

Artículos de incorporación u organización: cada empresa debe registrarse en el estado donde opera. El secretario de estado suele registrar empresas.

Si se registra como una corporación, la empresa presenta los artículos de incorporación. Una compañía de responsabilidad limitada (LLC) registra los artículos de la organización. El papeleo incluye minutos iniciales, nombramiento de funcionarios y certificados de accionistas. Otras entidades comerciales tienen diferentes requisitos.

Número de identificación del empleador del IRS: el propietario de una empresa obtiene un número de impuesto comercial llamado Número de identificación del empleador (EIN). Este número mantiene las finanzas personales y comerciales por separado y le permite abrir cuentas bancarias, tarjetas de crédito y otras cuentas financieras a nombre de su empresa.

Solicite un EIN en línea en el sitio web del IRS o complete el Formulario SS-4 y envíelo por fax o correo. El IRS envía el formulario CP 575 con el EIN. Conserve este formulario con los registros de la empresa.

Número y permisos de impuestos estatales: Cada estado y cada industria comercial tienen requisitos diferentes cuando se trata de números de identificación de impuestos estatales, registro de impuestos de franquicia y permisos. Vaya a la junta de impuestos de la franquicia de su estado o al sitio web de la oficina del controlador para ver qué se requiere en su estado.

Registrar correctamente su negocio es el primer paso para construir una empresa. Asegúrese de cubrir todos los requisitos estatales, federales y del condado.

Informe financiero anual

El informe anual para una empresa detalla la salud financiera de una empresa. Por lo general, consta de tres documentos: estado de resultados, balance general y estado de flujo de efectivo.

• Estado de resultados: El estado de ingresos analiza las pérdidas y ganancias generales de una empresa. Un estado de resultados básico toma los ingresos y resta los gastos para mostrar una ganancia o pérdida neta. Los informes pueden ser más detallados al restar el costo de los bienes de los ingresos generales para generar ganancias brutas. De allí, se restan otros gastos de ventas, marketing y operaciones para obtener ganancias netas.

• Balance: Cuentas de activos y pasivos. Puede parecerse a un libro mayor con activos a la izquierda y pasivos a la derecha. Como su nombre lo indica, los activos y pasivos deben equilibrarse.

• Estado de flujo de efectivo: cuentas para todo el efectivo que ingresa a la compañía. Desglosa el ingreso en categorías tales como operaciones, inversiones y financiamiento. La declaración permite a las empresas evaluar el crecimiento futuro y la capacidad de pagar pasivos.

Estos documentos están interrelacionados y utilizan el mismo conjunto de datos, extrapolando de diferentes maneras para ilustrar la salud financiera de la compañía. Mucha de esta información también se usa con declaraciones de impuestos y relaciones con inversionistas.

Cumplimiento y Regulación

Diferentes tipos de empresas e industrias tienen diferentes requisitos de papeleo. Las empresas con empleados deben mantener los formularios de verificación de datos de nómina y de identificación de impuestos, como los formularios W-9.

Los formularios que reflejen el cumplimiento con la capacitación en información de seguridad y diversidad deben ser firmados por los empleados y conservados en archivos de recursos humanos.

Su asesor de nómina, junto con su oficina local de Administración de Pequeños Negocios, puede ayudarlo a determinar qué documentos son necesarios para su industria y estado.