Factores en un sistema de información contable de gestión

A medida que las empresas salen de su período de inicio y se expanden tanto en tamaño como en ofertas de productos o servicios, sus necesidades contables e informativas cambian. La mayoría de las nuevas empresas comienzan con un paquete de contabilidad fuera del rack como Peachtree o QuickBooks y ejecutan los informes contables básicos a partir de ellos. Cuando el negocio crece y la planificación estratégica se vuelve más crítica, los dueños y gerentes de negocios necesitan información financiera y operativa más sofisticada en la que basar sus decisiones.

Información oportuna

Un sistema de información de gestión debe proporcionar información oportuna. No sirve de nada averiguar seis meses después del hecho de que las ventas en una línea de productos o área geográfica en particular se han desplomado. Los gerentes necesitan información rápida sobre ventas, ganancias de la línea de fondo y otras métricas importantes poco después de que ocurran para poder hacer cambios y evitar problemas pendientes. Por ejemplo, si un gerente recibe un informe sobre las ventas de la semana pasada que indica que hubo muy pocas ventas en Houston, ella puede diagnosticar el problema; podría ser una falla en el envío, un problema de mercadeo o uno de los muchos desafíos comerciales que pueden resolverse rápidamente una vez identificados.

Información crítica de un vistazo

Es posible tener un sistema de información de gestión demasiado robusto. Es tentador imprimir y analizar los 300 informes que un sistema puede generar; sin embargo, esto a menudo resulta en una sobrecarga de información, y es probable que se pierda una importante señal de éxito o fracaso en la montaña de números. Los números críticos que una empresa necesita para mantenerse encima deben ser accesibles de un vistazo. Estos números deben alinearse con los presupuestos generales y los objetivos estratégicos de la empresa para garantizar que está en camino.

Informacion relevante

Los números extraídos de un sistema de información de gestión deben ser los correctos. Por ejemplo, si una empresa vende varios productos en varios puntos de venta, la información producida debe mostrar los resultados tanto por producto como por ubicación. Tener solo números combinados para todos los productos o todas las configuraciones regionales puede ocultar problemas individuales. Al igual que con la simplicidad necesaria del sistema, tener los números correctos implica alinear el sistema de informes con los factores clave de éxito de la empresa.

Formación continua y educación

Un sistema de información gerencial es tan fuerte como las personas que lo operan y analizan sus resultados. Los empleados deben recibir capacitación continua en el sistema, incluidas las actualizaciones. También deben estar capacitados para comprender a fondo qué significan los números y cómo identificar un problema de elaboración. El sistema debe tener una guía de operaciones para que los nuevos empleados puedan aprender de la manera correcta cuando comienzan, en lugar de depender de otro personal para transmitir la información.