¿En qué categorías debo clasificar los recibos de negocios por impuestos?

Si deduce gastos comerciales, debe mantener registros de sus transacciones deducibles para respaldar sus declaraciones de impuestos con el Servicio de Impuestos Internos. Se pueden aplicar muchas categorías a cualquier negocio, pero trabaje con su preparador de impuestos para crear unas específicas para su negocio. Presente sus registros regularmente en un sistema de organización durante al menos tres años después de la fecha en que se presenta una declaración de impuestos anual para respaldar su posición en caso de una auditoría.

Bienes

Ya sea que maneje una imprenta o sea un escritor independiente desde su casa, tendrá activos que le permitirán dirigir su negocio y generar ingresos. Los artículos de gran valor que compre deben registrarse con la fecha de compra, la cantidad y la razón de uso, desde el estado real hasta las computadoras portátiles. Si elige gastar estos artículos y aprovechar las deducciones por depreciación, esta información se utilizará para descubrir la tasa de depreciación del artículo para que pueda recibir una deducción de impuestos.

Gastos

Las deducciones de gastos de negocios se pueden clasificar en varias subcategorías que ayudan a las operaciones de su negocio, como publicidad, cuotas y suscripciones, entretenimiento, compras de inventario y materiales, suministros de oficina, alquileres o pagos de hipotecas, costos de transporte (incluidos pagos de vehículos y mantenimiento anual), y servicios públicos, como el acceso a Internet. Si la información en los recibos es vaga, agregue documentación cuidadosa, como la fecha de la transacción, para qué fue y cuánto pagó. Incluya notas adicionales en los recibos de compras excepcionalmente grandes para ayudarlo a recordar los detalles de la transacción. Escanee sus recibos para ahorrar espacio en su oficina.

Ingresos

El Servicio de Impuestos Internos quiere que los dueños de negocios demuestren que sus ingresos coinciden con sus declaraciones de impuestos. Mantenga registros de todas las transacciones que indiquen que su empresa recibió dinero de los clientes a cambio de servicios o productos. Las facturas, los formularios 1099-MISC a los subcontratistas, los recibos de ventas y los estados de cuentas bancarias son registros de ingresos comunes que el IRS busca durante una auditoría. Clasifique los diferentes tipos de ingresos que recibe y recuerde que cualquier transacción de trueque también requiere recibos, ya que el IRS considera el trueque como ingresos. Puede ahorrar espacio en su sistema de archivo al escanear los registros y mantener los archivos electrónicos en una unidad de respaldo, pero recuerde archivarlos ocasionalmente en un DVD u otra forma de medios sin conexión en caso de una falla o robo de la unidad de disco duro.

Empleados

Ya sea que contrate estudiantes en prácticas o un director financiero, debe mantener registros cuidadosos de todos los empleados que hayan recibido un cheque de su negocio. El IRS requiere que todos los empleadores mantengan estos registros durante al menos cuatro años y cada uno debe incluir los salarios pagados (incluidas las propinas y los beneficios complementarios), así como las fechas en que trabajaron para su empresa. Estos registros se pueden usar para todo, desde examinar los registros de empleo si un empleado antiguo solicita beneficios de desempleo, hasta servir como evidencia en una demanda sobre sus prácticas de empleo.