Buenos criterios para ser utilizados al incurrir en gastos de negocios para viajes

Los viajes de negocios suelen ser una parte vital de los requisitos operativos de una empresa. También puede llegar a ser muy caro. La gestión de gastos que pueden salirse de control fácilmente requiere buenas políticas y pautas. Los empleados necesitan parámetros en cuanto a lo que se puede y no se puede gastar, así como los límites en las tarifas aéreas y los gastos del hotel. Con las políticas implementadas, los gerentes pueden lograr una mejor supervisión antes de que empiece el viaje.

Parámetros de vivienda

Si no dice lo contrario, un empleado podría optar por las mejores comodidades disponibles. Después de todo, se está yendo de casa para emprender negocios en la empresa, ¿por qué no debería disfrutar lo mejor? Puede mantener a sus empleados cómodos y productivos especificando tipos de hoteles tales como cadenas hoteleras de negocios de nivel medio, idealmente en el rango de $ 89 a $ 149 por noche.

Si bien no desea estar demasiado apretado, dado que algunas ciudades tienen costos de hotel más altos que otros, no hay nada de malo en establecer una expectativa de un hotel de negocios a un precio razonable. Muchas empresas dan una lista de cadenas de hoteles preferidos. A menudo, estas cadenas atienden a los viajeros de negocios e incluyen Internet inalámbrico gratuito y desayunos ligeros en el precio de la habitación.

Costos de comida

Los empleados que realicen un viaje de una noche o más deben esperar un reembolso de comida, pero hay límites de gasto razonables. Muchas empresas tienen pautas sobre cuánto puede gastar un empleado por comida. Permita que sus empleados tengan una buena cena, pero no hay nada de malo en decir que el límite es de $ 25 por persona.

De manera similar, tanto por los costos como por razones a veces éticas y morales, las compañías se niegan a reembolsar el alcohol en las comidas de los empleados. Algunas compañías lo llevan un paso más allá y consideran que el alcohol en el almuerzo es una violación de la política de recursos humanos y una responsabilidad. Además, los empleados que viajan en el transcurso de un día hábil, pero sin una noche de estadía, no deben esperar comidas en la compañía a menos que usted los autorice previamente.

Entretenimiento

Entretener a clientes y prospectos de ventas es un costo legítimo de hacer negocios. En muchas industrias, salir a tomar algo o cenar es parte de cómo se hacen los negocios. Algunas compañías también compran boletos y viajan para sus clientes. Sin embargo, sin supervisión, estos costos pueden salirse de control fácilmente.

Debe establecer políticas claras sobre la compra de comidas y bebidas cuando viaje, incluidas las pautas sobre cuánto puede gastar por persona y qué lugares considera inapropiados para su empresa, como clubes de striptease o casinos.

Tickets de avión

La tarifa aérea puede ser uno de los gastos más controlados. Comprar boletos con anticipación, tomar vuelos con escalas e ir con la aerolínea que tiene la tarifa más baja en lugar de favorecer a una aerolínea en particular puede generar importantes ahorros en los costos. Los empleados que reserven su propia tarifa aérea deben conocer sus expectativas sobre cómo comprar sus boletos.

Puede ejercer la supervisión exigiendo que los empleados obtengan una aprobación administrativa antes de realizar la compra. Algunos gerentes requieren que los empleados impriman una lista de varias tarifas aéreas para la ruta desde un sitio web de viajes con descuento en línea para ver si los empleados seleccionan las tarifas más adecuadas.

Supervisión integral

Para agilizar el proceso, eliminar la carga de los empleados y lograr una mayor supervisión de los costos, las empresas a menudo eligen centralizar sus reservas de viajes. Tiene dos opciones para esto: llevarlo dentro o usar una agencia de viajes de negocios.

Tener una o dos personas en la empresa que organizan todas las tarifas aéreas, hoteles y autos de alquiler mantiene las cosas bajo la supervisión de los gerentes. Si eso es demasiado gravoso o un mal uso del tiempo de sus empleados, hay agencias de viajes que se especializan en ayudar a las empresas a encontrar las mejores ofertas para sus viajes de negocios. Antes de realizar compras, la agencia envía un correo electrónico al administrador correspondiente para su autorización. En algunos casos, las empresas están dispuestas a confiar mejor en la experiencia de los profesionales en la caza de gangas.