Factores a considerar al elegir el software de contabilidad

El software de contabilidad puede proporcionar a las pequeñas empresas muchas formas eficientes de administrar las tareas financieras diarias, así como proporcionar a la administración y la propiedad informes útiles para ayudar a analizar el desempeño del negocio. Sin la debida consideración, los dueños de negocios a veces cometen errores costosos al invertir en el software de contabilidad incorrecto, y luego se esfuerzan por hacer que el software funcione o incurran en un costo aún mayor al convertirlo en un software diferente.

Ámbito de negocios

Lo primero y más importante que los dueños de negocios deben documentar antes de elegir el software de contabilidad es el alcance del negocio y qué tareas contables debería realizar idealmente el software. Además de los requisitos básicos de contabilidad, haga una lista de otros elementos que desea que el software de contabilidad maneje, como la nómina, la gestión de inventario y la contabilidad de costos. Considere el futuro del negocio en su decisión, así como las operaciones actuales. El software que se adapta perfectamente hoy puede no ser suficiente dentro de un año. Tenga en cuenta el crecimiento y la expansión del negocio cuando cree su lista de alcance.

Módulos incluidos

Una vez que haya definido el alcance de la empresa y el propósito del paquete contable, las posibilidades del software de detección se convierten en una tarea más fácil, ya que puede eliminar fácilmente aquellos que no cubren los elementos en su lista de alcance. Para cada paquete de contabilidad que cubra su alcance, determine qué módulos están incluidos en el precio base y qué módulos tienen un costo adicional. Por ejemplo, algunos fabricantes de software cobran un precio adicional por un módulo de nómina. Tome nota del costo total de cada paquete de software para que pueda comparar los paquetes con precisión.

Acceso y portabilidad

Si tiene una única ubicación comercial y no espera que eso cambie, cualquier paquete de contabilidad que se instale en un servidor de red es adecuado para su empresa. Pero si tiene, o tiene la intención de tener, múltiples ubicaciones, debe considerar cómo los empleados de campo accederán al software de contabilidad, si es necesario. Si no tiene un empleado de tecnología de la información, la configuración de los inicios de sesión del servidor Exchange puede ser un proceso demasiado complicado para instalar o solucionar problemas cuando tiene problemas. En el caso de una pequeña empresa con múltiples ubicaciones, o empleados que trabajan desde casa, el software basado en Internet puede ser la mejor opción.

Conocimiento requerido

El software de contabilidad potente y fácil de usar sigue siendo inútil si sus empleados no pueden aprender a usarlo. Al elegir el software de contabilidad, debe tener en cuenta el nivel de educación de sus empleados y la dificultad de las selecciones de software. Algunos programas de contabilidad requieren conocimientos contables de alto nivel para la configuración y el uso, mientras que otros paquetes de software están orientados a propietarios de negocios y empleados que no tienen experiencia ni educación en contabilidad.

Costo

Una vez que haya eliminado los paquetes de software por alcance, portabilidad, módulo y requisitos de conocimiento, el último factor a considerar es el costo de los paquetes de software restantes. Al considerar el costo, tenga en cuenta las tarifas de actualizaciones, licencias anuales y soporte. Compare los paquetes de asistencia técnica y los paquetes de asistencia con tarifas adicionales en el costo general del software de contabilidad. Si no puede realizar la instalación y configuración del software de contabilidad usted mismo, obtenga estimaciones para la instalación y configuración y tenga en cuenta esas cifras en el costo general.