Ejemplos de costos operacionales

El costo de operación, a menudo referido como costo de operación, es el dinero que se necesita para administrar su negocio. Estos son los gastos diarios del negocio requeridos para mantener las luces encendidas y contar con el personal necesario para vender y satisfacer las necesidades de los clientes. Los costos operativos a menudo se reflejan en el estado de resultados, que se registra para una empresa cada año; El estado de resultados revisa los indicadores financieros amplios, como los ingresos generales, los costos de los bienes vendidos, los costos operativos y las ganancias netas. Al establecer los libros financieros para su empresa, comprender qué se considera un costo operativo frente a otros costos ayuda a contabilizar adecuadamente los costos. Esto facilita la creación de estados de cuenta anuales y registros contables, al determinar la salud financiera de la empresa.

¿Cuál es el costo de operación?

Decir que el costo operativo consiste en los fondos necesarios para realizar las operaciones diarias no diferencia estos costos de otros gastos comerciales. Cuando piense en los costos operativos, piense en lo que se necesita para mantener las luces encendidas en la oficina o el almacén. Estos tipos de costos incluyen pagos de arrendamiento y alquiler, costos de servicios públicos, suministros de oficina, salarios de empleados y cargos bancarios, como mínimo. También puede haber cargos de contabilidad o legales incluidos en estos números, así como costos de entretenimiento, gastos de viaje y costos de ventas y mercadotecnia. Las empresas deben tener estos gastos categorizados en sistemas de contabilidad, de modo que puedan ejecutar fácilmente informes y estados financieros.

Los costos operativos también incluyen los costos de comprar o hacer sus productos y servicios. Estos a menudo se denominan el costo de los productos vendidos (COGS). Estos son los costos que se restan de los ingresos totales para generar los números de ingresos brutos. Los gastos operativos se restan de esto, con impuestos e intereses sobre préstamos para determinar el beneficio neto de la empresa. Puede parecer que los costos operativos y los gastos operativos deberían significar lo mismo, pero no lo hacen. Los gastos operativos se refieren a los costos específicos después de que los ingresos brutos se definan en el estado de resultados. Estos incluyen los costos de alquiler, ventas y comercialización, costos administrativos, nómina y gastos de oficina. En pocas palabras, los gastos son parte de los costos generales. Los costos incluyen gastos, más COGS. No entender esta distinción podría llevar a una mala interpretación de los informes y no tener una imagen real de la salud financiera de su empresa.

Los costos operativos consisten en una mezcla de costos fijos y variables. Los costos fijos son costos que no cambian regularmente, mientras que los costos variables sí lo hacen. Los costos fijos incluyen los pagos de arrendamiento, mientras que los costos variables incluyen la nómina, los servicios públicos e incluso las materias primas. No asuma que todos los costos operativos son uno u otro. Si una empresa desea escalar la producción a niveles más altos, necesitaría más materias primas, más personal y pagaría más en servicios públicos, pero la ubicación principal de la empresa aún opera con el mismo contrato de arrendamiento.

El cálculo de los gastos operativos utiliza una fórmula simple:

Costo de Operación = COGS + Gastos de Operación

Una empresa debe conocer sus costos operativos requeridos para asegurarse de que esté valorando los productos o servicios de manera adecuada para generar ingresos suficientes para pagar todos los gastos. Un líder empresarial debe considerar el ciclo anual de ventas comerciales y considerar los números anualizados, así como los menores costos operativos trimestrales y mensuales, para desglosar la producción de manera constante durante el año, sin sobrecargar a la compañía durante los períodos de mayor actividad. Por ejemplo, una compañía de juguetes que sabe que venderá más durante la temporada navideña puede elegir producir de una de dos maneras: vender una cantidad fija de unidades mensualmente durante todo el año o reducir la tripulación, hasta que la compañía quiera aumentar su capacidad Producción más cercana a la temporada alta. Comprender los gastos operativos anuales totales en relación con los ingresos ayuda al propietario de un negocio a crear mejor una estrategia que funcione para su negocio.

Costo de Operación vs. Costo de Inicio

Al observar cuáles son los costos operativos, puede parecer que estos son todos los gastos. Para algunos modelos de negocio, esto es cierto. Para otros modelos de negocios, hay otros costos que deben ser considerados. El modelo de inicio considera los costos operativos, más cualquier costo de inicio. Los costos de inicio incluyen el dinero requerido para obtener un arrendamiento, comprar o hacer un pago inicial de equipos, computadoras y suministros. Los costos de inicio también incluyen la creación de ubicaciones y la compra de muebles. Estos no son los costos operativos normales, pero deben tenerse en cuenta para determinar qué necesita obtener una nueva empresa en financiamiento para poder iniciar adecuadamente el negocio.

Si una empresa nueva solo buscó un Préstamo para Pequeñas Empresas (SBA, por sus siglas en inglés) para los gastos operativos, el asesor de la SBA sin duda cuestionaría por qué no se enumeran los gastos iniciales. Puede ser que el propietario del negocio financie la puesta en marcha, lo cual es algo positivo, pero los gastos de inicio aún deben ser contabilizados en cualquier plan de negocios y en cualquier estado financiero que busque fondos para un nuevo negocio. Si el negocio solo busca capital inicial, surgen preguntas similares.

La oficina de la SBA o el capitalista de riesgo querrán saber con qué rapidez operará la empresa y generará ingresos. Idealmente, la compañía puede comenzar a autofinanciar los costos operacionales rápidamente, pero sin tener en cuenta y tener en cuenta esos números, los inversionistas pueden dudar en financiar incluso las mejores ideas de la compañía. Los líderes empresariales de las empresas de nueva creación deben mostrar a los prestamistas e inversionistas la necesidad exacta y el plan para financiar esa necesidad por al menos tres a cinco años. Nadie quiere poner dinero en un proyecto solo para esperar que gane dinero; quieren ver exactamente cómo las ventas y el marketing generarán los ingresos necesarios para que la empresa pase de ser un inversor dependiente a una autosuficiencia financiera.

Gastos de operación vs. gastos de capital

Similar a un gasto inicial, los costos de capital no son parte de los costos operativos normales. Además, los costos iniciales pueden considerarse un gasto de capital, pero hay otros gastos que caen en esta partida para las compañías existentes. La distinción es importante de entender. Como ya se mencionó, el gasto operativo es el financiamiento requerido para las operaciones comerciales diarias. El gasto de capital es el financiamiento que se utiliza para crear un beneficio futuro; Es un crecimiento hacia el desarrollo a largo plazo de la empresa.

Los gastos de capital se tratan de manera diferente a los fines de los impuestos a las empresas, porque generalmente implican la inversión en un activo a largo plazo, como la tierra o el desarrollo de software. Aunque existen costos asociados con los gastos de capital, se enumeran como activos en el balance general, mientras que todos los gastos operativos se tratan como gastos en el estado de resultados. La mayoría de los activos pueden depreciarse en impuestos a lo largo del tiempo, lo que ayuda a la compañía a compensar los ingresos futuros derivados del crecimiento, al tiempo que captura el valor total del activo a lo largo del tiempo.

Un negocio que está comenzando podría necesitar dos años de gastos operativos, así como la inversión de capital para iniciar la empresa. Un negocio existente más allá de la necesidad de los costos iniciales podría buscar inversión de capital para el crecimiento, o utilizar las ganancias retenidas para los gastos de capital utilizados en la expansión y las estrategias de crecimiento a largo plazo. Un negocio existente que busca inversión de capital no debería necesitar ese dinero para los gastos operativos. El negocio debe poder demostrar una generación de ingresos consistente para pagar los gastos operativos y obtener una ganancia, incluso si es pequeña.

Ejemplo de costos operacionales de negocios

Ya hemos enumerado muchos ejemplos de costos operativos que se encuentran en las prácticas comerciales diarias. Examinemos cómo funciona esto en la pequeña empresa promedio. Un talentoso fabricante de cerámica quiere abrir una tienda con un taller y un área de almacenamiento en la parte posterior de la tienda. Los costos de inicio son la primera consideración. El contrato de arrendamiento es de $ 2, 000 por mes, lo que incluye servicios públicos que requieren dos meses menos o $ 4, 000. También necesita pantallas, estantes, un puesto de ventas básico con una computadora y un software de punto de venta. Todos los muebles tienen un costo total de $ 6, 000 y el hardware y software de la computadora es de $ 1, 000. También necesita una señalización para la tienda, que cuesta $ 1, 000, y el equipo de cerámica actualizado cuesta $ 2, 000. Sus costos iniciales son: $ 14, 000 ($ 4, 000 + $ 6, 000 + 1, 000 + $ 1, 000 + $ 2, 000).

Ahora, considere sus costos operativos, comenzando con el costo de hacer su cerámica. Necesita arcilla, pintura y otros materiales fungibles que se usan para hacer cada obra de arte. Para hacer 100 piezas nuevas por mes, estima que necesita aproximadamente $ 2, 000 en suministros. Este es un costo variable, y dado que cada pieza está personalizada, habrá deterioro y él puede usar más suministros para pedidos personalizados. Él estima que venderá un mínimo de 80 piezas por mes, con un promedio de $ 100 por pieza o $ 8, 000 en ingresos totales.

Su COGS es de $ 2, 000, que se resta de sus ingresos totales para obtener su beneficio bruto de $ 6, 000 ($ 8, 000 - $ 2, 000 = $ 6, 000). A partir de esto, tiene que pagar gastos operativos de $ 2, 000 en alquiler mensual, $ 500 en marketing, $ 1, 000 para su único empleado, $ 100 en el préstamo para su puesta en marcha y otros $ 500 para impuestos, suministros de oficina y una línea telefónica de negocios. Sus gastos operativos totales son $ 4, 100 ($ 2, 000 + $ 500 + $ 1, 000 + $ 100 + $ 500). Cuando los resta, obtiene un beneficio neto de $ 1, 900. Esto es antes de que él se haya distribuido su beneficio o haya invertido en el crecimiento de su negocio.

Su costo operativo es el COGS, más los gastos operativos. Por lo tanto, su costo operativo mensual es de $ 6, 100. Multiplique esto por 12 para obtener el costo operativo anual de $ 73, 200. Sus ingresos totales anuales son de $ 96, 000, lo que deja al propietario de la empresa con $ 22, 800 en ganancias netas. Teniendo en cuenta que todavía no se ha pagado, sus ganancias se distribuyen a partir de este número.

Planificación estratégica para empresas

El propietario de la pequeña empresa debe considerar los costos gastados para obtener ganancias brutas, los COGS, así como los gastos operativos, para que pueda buscar formas de mejorar las ganancias netas. Muchos propietarios de negocios pueden ponerse en la nómina por una pequeña cantidad y tomar una distribución al final del año, con otras ganancias. Si no hay muchas ganancias, esto significa que el propietario de la empresa está ganando solo un pequeño salario de la empresa.

Considere nuestro dueño de la tienda de cerámica. Si quisiera incorporar tres años al negocio para modernizar la tienda, no tendría mucho dinero para hacerlo. No estaba tomando un salario en el ejemplo, por lo que solo ganaba un máximo de $ 1, 900 por mes en el ejemplo. Tendría que determinar cómo reducir sus COGS o sus gastos operativos, para poder aumentar sus ganancias. A la inversa, tendría que determinar cómo escalar su operación para poder vender más productos, mientras mantiene bajos los costos.

Tal vez el dueño del negocio podría comprar algunos suministros a granel, pagando menos y almacenando lo que podía sin preocuparse por el deterioro. También podría hacer un análisis de precios en el mercado para determinar qué productos se venden mejor y luego podría aumentar los precios. El propietario de la empresa también puede mirar las temporadas de mayor venta para asegurarse de que no solo tenga los estantes llenos de productos, sino también que tenga promociones para atraer la mayor cantidad de ventas posible. Es posible que necesite aumentar algunos meses de 50 piezas a 70 piezas, de modo que tenga suficientes existencias para las ventas de temporada alta, cuando pueda maximizar los ingresos. Estas son algunas estrategias que los líderes empresariales pueden considerar para generar más ganancias, sin incurrir en más gastos.