¿Cuál es la responsabilidad del departamento de recursos humanos de los archivos confidenciales del personal?

Ya sean archivos en papel o registros electrónicos de personal, su departamento de recursos humanos tiene el deber de proteger la información personal y relacionada con el empleo de los empleados. La confidencialidad es fundamental para la integridad de su departamento de recursos humanos y la reputación de su organización. A los miembros del personal de Recursos Humanos se les confía información privada y confidencial sobre la organización y sus empleados. Las violaciones de la confidencialidad hacen que los empleados pierdan la confianza en el departamento y cuestionen la competencia del departamento de recursos humanos.

Contenido

Los archivos de personal contienen información confidencial sobre los empleados relacionada con la compensación, el desempeño laboral, los contactos personales, el historial de trabajo y la documentación de elegibilidad para el empleo, que a menudo incluye una copia de la tarjeta de Seguro Social del empleado, la licencia de conducir, el pasaporte de los EE. UU. O la autorización de trabajo. Según el tipo de información en estos archivos, es imperativo que RH establezca controles de acceso y mantenga una estricta confidencialidad de los datos de los empleados.

Información médica

La Ley de responsabilidad y portabilidad del seguro de salud requiere la confidencialidad de la información relacionada con el seguro de salud provisto por el empleador. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la Ley de No Discriminación de Información Genética prohíben la divulgación de información médica y relacionada con la salud de los empleados. Las mejores prácticas de RR.HH. recomiendan que los empleadores creen un archivo separado para la información confidencial de los empleados, como selecciones de seguro de salud, detalles de lesiones de compensación para trabajadores, adaptaciones para trabajadores con discapacidades y documentos relacionados con permisos de ausencia según la Ley de Ausencia Familiar y Médica. Además, RH debe designar un oficial de privacidad que tenga acceso exclusivo a estos archivos. Los archivos deben almacenarse de forma segura en una ubicación diferente de los archivos de empleo regulares y ser accesibles a otros mediante solicitud presentada al funcionario de privacidad del departamento de recursos humanos.

Responsabilidades del personal

La obligación de Recursos Humanos de mantener una confidencialidad estricta también se aplica a las discusiones sobre empleados individuales, acciones de empleo y asuntos del departamento de Recursos Humanos. Los miembros del personal de Recursos Humanos deben discutir asuntos relacionados con el empleo sobre una base de necesidad de saber. Incluso las discusiones departamentales sobre la información de los empleados deben ser reguladas; El personal de recursos humanos debe abstenerse de participar en conversaciones no relacionadas con el trabajo sobre los empleados basándose en la información contenida en los archivos de personal. Además, el personal de recursos humanos debe tener cuidado al divulgar información confidencial a los empleados que se encuentran fuera del departamento de recursos humanos con los que tienen amistades.

Archivos de investigación

Cuando un miembro del personal de Recursos Humanos maneja una investigación en el lugar de trabajo, el curso normal de acción es crear un archivo para las declaraciones de los testigos, copias de la investigación legal, notas sobre la credibilidad de los testigos y las acciones de empleo recomendadas por el liderazgo o el asesor legal de Recursos Humanos. Si bien la investigación en el lugar de trabajo puede involucrar a uno o más empleados, nunca mantenga materiales de investigación en los archivos de personal de los empleados involucrados en la investigación. Es crítico mantener una carpeta de archivos separada para los materiales de investigación. Los materiales contenidos en el archivo de un empleado pueden ser detectables si el problema se eleva de una queja informal a una queja formal o un litigio presentado ante una agencia gubernamental o los tribunales. Detectable significa que la agencia o el tribunal pueden exigir inspeccionar los materiales, lo que podría afectar seriamente la defensa legal del empleador.

Archivos Departamentales

Muchos empleadores tienen dos conjuntos de archivos de personal para los empleados, un archivo de empleo y un archivo de departamento, también llamado archivo de supervisor. Los supervisores y gerentes mantienen archivos de departamento para sus empleados, que contienen información específica sobre desempeño, asistencia y notas y comentarios del supervisor. Estos archivos no deben contener información médica o relacionada con la salud y deben mantenerse de manera confidencial, como en un cajón cerrado al que solo tiene acceso el supervisor.