Protocolo de Comunicaciones Electrónicas

Los avances en tecnología han revolucionado la forma en que las empresas se comunican interna y externamente. En muchos sentidos, la comunicación por correo electrónico, mensaje de texto y mensaje instantáneo abre canales para el intercambio de información efectivo y confiable. Sin embargo, la velocidad puede resultar en una sobrecarga de comunicación, falta de comunicación y violaciones de privacidad. La creación de protocolos de comunicación electrónica alivia estos problemas comunes.

Crear protocolo estándar

Desarrolle pautas escritas para los empleados que describan las mejores prácticas para la comunicación electrónica. Defina las circunstancias en las que es apropiado reenviar un correo electrónico a otra parte, a CC una copia de una comunicación por correo electrónico a otras personas en la compañía, y cuándo es y no es apropiado copiar a ciegas a un destinatario en un correo electrónico, particularmente uno de naturaleza sensible Esto reduce el tiempo que los empleados dedican a examinar las comunicaciones electrónicas que no son vitales para sus funciones laborales.

Formato y líneas de asunto

Defina un protocolo estándar para la forma en que se formatea la comunicación electrónica. Fomente el uso de una línea de asunto breve pero descriptiva y una línea de firma estándar que incluya nombre, título e información de contacto. El formato debe estar en una fuente y tamaño comunes. Prohibir el uso de todas las mayúsculas, fuentes elaboradas, colores o texto de tamaño de punto extremadamente pequeño o grande.

Limitar el contenido del correo electrónico

Limite los tipos de correos electrónicos que pueden distribuirse internamente. Las empresas corren el riesgo de perder productividad si los empleados adquieren el hábito de intercambiar chistes de correo electrónico, enlaces y otro material que no es pertinente para el trabajo. Establezca parámetros para lo que se considera un intercambio apropiado de información entre colegas en su lugar de trabajo.

Mejores Prácticas del Instituto

Explique a los empleados las formas más eficientes de comunicarse electrónicamente. Por ejemplo, aliente a los empleados a que no respondan con una respuesta de “sí” o “no” a una pregunta al responder a una consulta, sino a que desarrollen la respuesta. Por ejemplo, si un gerente le envía a un subordinado un correo electrónico preguntándole si un informe se completará a tiempo para una reunión de la junta, las respuestas más adecuadas son "Sí, el informe se realizará a las 3 de la tarde de esta tarde" o "Tengo Tiene algunos problemas con el informe que no se resolverán hasta mañana, por lo que el informe no se realizará a tiempo para la reunión de la junta de esta tarde ”. Este enfoque elimina cualquier malentendido o falta de comunicación.

Definir la comunicación externa apropiada

Cuando se comunique con clientes, clientes y proveedores, anime a sus empleados a utilizar el mismo enfoque profesional y verborrea en la comunicación electrónica que utilizarían en la correspondencia formal por escrito. Esto incluye el uso de títulos, una apertura y cierre estándar del negocio y evitar la jerga o los mensajes de acceso directo que son comunes con la comunicación electrónica. Además, desaliente a los empleados de reenviar correos electrónicos a una parte externa sin una explicación adjunta que describa el propósito del mensaje reenviado.

Protocolos de mensajes de texto

La mensajería de texto en teléfonos inteligentes o a través de otros dispositivos electrónicos es una forma abreviada de comunicarse con socios comerciales. Se debe tener cuidado de deletrear correctamente, mantener el profesionalismo y proteger la privacidad. Verifique dos veces a los destinatarios antes de presionar "Enviar" para que los mensajes electrónicos se envíen solo a los destinatarios previstos y evite compartir información confidencial, confidencial o de propiedad exclusiva a través de medios electrónicos.